QUẢN LÝ MUA HÀNG HỎI
Chị ơi em muốn hỏi chị
mấy vấn đề liên quan tới quy trình mua hàng và quản lý kho
Cty e chỉ có 1 chị qly
kho
Mà lại còn phải kiêm
nhiệm nhiều việc khác (công nợ)
Trình độ hạn chế
Trong quy trình mua
hàng hiện giờ, nv mua hàng thông báo về thời gian và số lượng, mã hàng sẽ về
cho kho trc 3 ngày
Khi hàng về, mua hàng
phải kiểm số lượng, chất lượng với kĩ thuật
Ok thì kho mới nhập
hàng, ko thì thôi
Nhưng e thấy vô lí là
tại sao mua hàng lại join vào việc kiểm tra này
Vì e làm việc ở một số
cty, tất cả là kho kiểm tra, sau đó báo lại kqua cho mua hàng để xử lí với ncc
nếu có vấn đề
Chị giúp em vấn đề này
với
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:
MS TRẦN THỊ HẠNH MAI
5 năm kinh nghiệm kiểm soát chuỗi cung ứng
2 năm nghiên cứu chuyên sâu kiểm soát chuỗi cung ứng
Cần tư vấn về kiểm soát chuỗi cung ứng, vui lòng liên hệ:
+84 986 970 683 - 903 160 838
supplychaincontrolclub@gmail.com
Đọc trường hợp của bạn mình thấy bạn đang lúng túng trong việc:
- Chưa rõ nhiệm vụ quản lý
kho hàng
- Chưa phân rõ trách nhiệm
công việc của bộ phận kho hàng và bộ phận mua hàng
Mối quan hệ giữa kho hàng
và mua hàng trong doanh nghiệp như thế nào là công việc của quản lý chuỗi cung
ứng, nó phụ thuộc vào:
- Mức độ tích hợp chuỗi cung
ứng trong công ty bạn
- Sự phát triển công nghệ
thông tin
- Tính minh bạch và đạo đức
mua hàng và kho hàng
- Cơ chế kiểm soát nội bộ
Vì mình chưa hiểu rõ môi
trường doanh nghiệp bạn nên mình cũng không thể đưa ra nhận định sự phân công
nhiệm vụ và trách nhiệm như bạn mô tả có phù hợp hay không.
Còn đứng ở phía kiểm soát
chuỗi cung ứng thì bên bạn mình thấy có các rủi ro nổi bật vi phạm cơ chế kiểm
soát: kho hàng tham gia vào quá trình công nợ thì có trường hợp là kho
hàng sẽ bắt tay với nhà cung cấp để kê khống hoặc hợp thức hóa số lượng hàng
trong kho, đây có thể là một kẽ hở cho gian lận. Kho hàng nên chỉ quản lý về
mặt hàng hóa, không nên liên quan đến tài chính.
Vấn đề khi hàng về kho, “mua
hàng kiểm số lượng, chất lượng và kỹ thuật”. Cái này hoàn toàn không vô lý, vì
trong một nhu cầu mua hàng, đội mua hàng liên chức năng (cross functional team)
bao gồm một nhóm người được thành lập từ nhiều bộ phận khác nhau để đảm bảo kiểm
soát được nguồn hàng chặt chẽ. Cụ thể về nhiệm vụ của mỗi người trong đội cross
functional team tham gia vào quá trình nhận hàng này mình xin đề cập trong một
bài viết khác. Bạn chờ đọc nhé. Xin lỗi vì mình cũng khá bận rộn nên để viết ra
thì mất nhiều thời gian, bạn có thể liên hệ điện thoại hay mạng xã hội cho
nhanh ạ
QUẢN LÝ MUA HÀNG TRẢ LỜI: MR VĂN ANH
1. Trách nhiệm kiểm
hàng khi hàng về tới công ty là của bộ phận nào? Của kho hay của mua hàng?
+ Trách nhiệm kiểm hàng về chất lượng là bộ phận QC, nếu không có QC bộ phận kỹ thuật phải thực hiện.
+ Trách nhiệm kiểm hàng về số lượng, bộ phận kho phải thực hiện và xác nhận bằng văn bản gửi cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng chỉ có thể kiểm cùng, không được kiểm độc lập. Nếu kiểm độc lập thì “vừa đá bóng vừa thổi còi”.
2. Khi kiểm hàng, với những lô hàng có số lượng lớn trên một model, nếu kiểm tra xác suất pass nhưng khi kiểm 100% mới phát hiện thiếu hàng, hàng tổn thất và nhà cung cấp không đồng ý đổi hàng do thời gian đã qua quá lâu thì trách nhiệm thuộc về bộ phận nào?
Nguyên tắc kiểm hàng khi hàng về như sau, khi công hàng nguyên kiện (container) thì kiểm xác suất 10%-20%.
Hàng không nguyên kiện (container), kiểm 100%.
Tuy nhiên hàng bên bạn là hàng điện tử có giá trị lớn, nên tiến hành kiểm 100%.
Thêm nữa, nếu đơn hàng có sự thiếu hụt thường xuyên, cần đàm phán với nhà cung cấp và tăng thời hạn trong điều khoản kháng nghị về thiếu hàng, đồng thời đàm phán điều kiện thanh toán bên mua sẽ thanh toán 10% hoặc 5% giá trị đơn hàng trong khoảng thời gian kháng nghị thiếu hàng.
Trong trường hợp này bạn nói thời gian lâu là bao nhiêu? Bộ phận kho có trách nhiệm tiến hàng kiểm kê kho hàng tháng và hàng quí, thậm trí hàng tuần và hàng ngày và làm báo cáo, nếu có bất thường phải thông báo ngay cho lãnh đạo và bộ phận liên quan xử lý. Nếu thiếu hụt quá lâu, chắc chắn bộ phận kho phải chịu trách nhiệm.
3. Việc mua hàng đã bàn giao thông tin lô hàng cho kho mà vẫn phải nhận đủ số lượng hàng rồi mới bàn giao là đúng hay sai?
Nhận hàng và xác nhận số lượng thuộc về bộ phận kho và và xác nhận chất lượng thuộc về bộ phân QC (hoặc bộ phận kỹ thuật) cho mỗi đơn hàng.
Bộ phận mua hàng phải chịu trách nhiệm đàm phán và xử lý với nhà cung cấp khi đơn hàng có vấn đề về số lượng và chất lượng.
Để đảm bảo an toàn cho công ty cũng như bộ phận mua hàng, trong hợp đồng với nhà cung cấp cần qui định rõ điều khoản về nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà cung cấp trog trường hợp xảy ra thiếu hàng, lỗi hàng. Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng nên có nhà cung cấp dự phòng trong nước có thể cung cấp hàng kịp thời khi xảy ra thiếu hụt. **Mình có vài ý kiến vậy nhé, nếu có cần hỏi gì thêm thì liên hệ. Tuy nhiên để đảm bảo công việc hiệu quả, bên bạn cần xây dựng quy trình, nêu rõ trách nhiệm của từng bộ phận thì sẽ hiệu quả hơn.
+ Trách nhiệm kiểm hàng về chất lượng là bộ phận QC, nếu không có QC bộ phận kỹ thuật phải thực hiện.
+ Trách nhiệm kiểm hàng về số lượng, bộ phận kho phải thực hiện và xác nhận bằng văn bản gửi cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng chỉ có thể kiểm cùng, không được kiểm độc lập. Nếu kiểm độc lập thì “vừa đá bóng vừa thổi còi”.
2. Khi kiểm hàng, với những lô hàng có số lượng lớn trên một model, nếu kiểm tra xác suất pass nhưng khi kiểm 100% mới phát hiện thiếu hàng, hàng tổn thất và nhà cung cấp không đồng ý đổi hàng do thời gian đã qua quá lâu thì trách nhiệm thuộc về bộ phận nào?
Nguyên tắc kiểm hàng khi hàng về như sau, khi công hàng nguyên kiện (container) thì kiểm xác suất 10%-20%.
Hàng không nguyên kiện (container), kiểm 100%.
Tuy nhiên hàng bên bạn là hàng điện tử có giá trị lớn, nên tiến hành kiểm 100%.
Thêm nữa, nếu đơn hàng có sự thiếu hụt thường xuyên, cần đàm phán với nhà cung cấp và tăng thời hạn trong điều khoản kháng nghị về thiếu hàng, đồng thời đàm phán điều kiện thanh toán bên mua sẽ thanh toán 10% hoặc 5% giá trị đơn hàng trong khoảng thời gian kháng nghị thiếu hàng.
Trong trường hợp này bạn nói thời gian lâu là bao nhiêu? Bộ phận kho có trách nhiệm tiến hàng kiểm kê kho hàng tháng và hàng quí, thậm trí hàng tuần và hàng ngày và làm báo cáo, nếu có bất thường phải thông báo ngay cho lãnh đạo và bộ phận liên quan xử lý. Nếu thiếu hụt quá lâu, chắc chắn bộ phận kho phải chịu trách nhiệm.
3. Việc mua hàng đã bàn giao thông tin lô hàng cho kho mà vẫn phải nhận đủ số lượng hàng rồi mới bàn giao là đúng hay sai?
Nhận hàng và xác nhận số lượng thuộc về bộ phận kho và và xác nhận chất lượng thuộc về bộ phân QC (hoặc bộ phận kỹ thuật) cho mỗi đơn hàng.
Bộ phận mua hàng phải chịu trách nhiệm đàm phán và xử lý với nhà cung cấp khi đơn hàng có vấn đề về số lượng và chất lượng.
Để đảm bảo an toàn cho công ty cũng như bộ phận mua hàng, trong hợp đồng với nhà cung cấp cần qui định rõ điều khoản về nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà cung cấp trog trường hợp xảy ra thiếu hàng, lỗi hàng. Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng nên có nhà cung cấp dự phòng trong nước có thể cung cấp hàng kịp thời khi xảy ra thiếu hụt. **Mình có vài ý kiến vậy nhé, nếu có cần hỏi gì thêm thì liên hệ. Tuy nhiên để đảm bảo công việc hiệu quả, bên bạn cần xây dựng quy trình, nêu rõ trách nhiệm của từng bộ phận thì sẽ hiệu quả hơn.
----
Để nhận được kiến thức mua hàng hàng và tham giao lưu với quản lý mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:
http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
----
KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1
Vào đường link sau để đăng ký tham dự:
---
Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt
CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC
THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB
Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình
Web: http://control.edu.vn
Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5
Cần hợp tác và trao đổi về chuyên môn KIỂM SOÁT NỘI BỘ xin liên lạc:
CHỦ TỊCH CÂU LẠC BỘ
TRẦN THỊ HẠNH MAI
Điện thoại: +84 938 699 246
Thư điện tử: internalcontrolvietnam@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc
Skype: tranthihanhmai
Blog (chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiến thức kiểm soát nội bộ):
Blog (hỏi đáp về kiểm soát nội bộ):
Blog (chia sẻ kiểm soát nhiệm vụ hoạch định của quản lý):
Blog (chia sẻ kiểm soát nhiệm vụ tổ chức của quản lý):
Blog (chia sẻ kiểm soát nhiệm vụ lãnh đạo của quản lý):
http://leadingcontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng):
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com
Blog (chia sẻ kiểm soát nhân sự):
Blog (các khóa chia sẻ kiểm soát nội bộ):
Blog (học bổng kiểm soát):
