TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG : tháng 9 2016

QUẢN LÝ MUA HÀNG HỎI

Quản lý mua hàng nhận được yêu cầu của phòng kỹ thuật là phải mua máy cho một dây truyền mới, quản lý mua hàng điều nhân viên mua hàng đi tới một Viện nghiên cứu để tìm hiểu thiết bị mới và tới tham khảo một nhà máy khác đã từng sử dụng thiết bị này rồi, nhưng nhân viên mua hàng nói không cần thiết, chỉ bộ phận kỹ thuật đi được rồi. Nhân viên này mới vào làm và là cháu của tổng giám đốc.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI: MS TRẦN THỊ HẠNH MAI

Một trong những sai lầm lớn nhất của quản lý là hay ép buộc nhân viên của mình tuân thủ yêu cầu, họ thường mang “quyền lực cưỡng chế” (1) ra để ép buộc nhân viên vâng lời. Tất nhiên là cách này cũng mang lại hiệu quả nhưng không cao mà hay gặp kháng cự từ nhân viên.

Trong khi giao việc bạn có thể áp dụng kỹ thuật 5W1H (why, what, when, who, where, và how). Nghĩa là trước tiên giao việc cho nhân viên bạn nên giải thích tại sao (why) họ phải làm công việc đó hay tầm quan trọng khi phải thực hiện công việc đó. Nếu họ không hợp tác thì có thể hỏi họ tại sao họ không muốn tham gia. Chúng ta loại bỏ những nguyên nhân từ phía cá nhân nhân viên của bạn, chỉ xét trên nhiệm vụ công việc, mình giả dụ 2 nguyên nhân sau:

NGUYÊN NHÂN 1: không hiểu được vai trò của phòng mua hàng trong một thương vụ

Trường hợp nhân viên mua hàng chưa hiểu được công việc, trách nhiệm của phòng mua hàng khi tham gia vào thương vụ. Trước kia phòng kỹ thuật, phòng R&D và quản lý cấp cao tham gia vào việc mua hàng, nhưng trong lịch sử tiến hóa mua hàng (2) thì những người thu mua chuyên biệt bắt đầu xuất hiện. Nhưng không có nghĩa là họ mua hàng độc lập mà mua hàng là một quá trình tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Vì sao cần phòng mua hàng tham gia? Ta thử xem mỗi phòng ban chức năng có nhiệm vụ như thế nào trong việc mua hàng:

- Phòng R&D xác định cơ bản định hướng việc mua hàng vì họ đưa ra ý tưởng cho một sản phẩm/dịch vụ mới…

- Những người làm kỹ thuật họ chỉ có chuyên môn về các thông số kỹ thuật, quy cách, chủng loại, chất lượng cần thiết cho việc mua hàng…

- Kế toán thì thanh toán tiền và có thể thẩm định tình hình tài chính của nhà cung cấp xem họ có rủi ro gì không, nếu rủi ro tài chính có thể dẫn đến hoạt động cung cấp hàng bị gián đoạn hoặc đứng lại…

- Vậy thì dường như thế là đủ, cần gì phòng mua hàng? Những kiến thức và kỹ năng mà phòng mua hàng tham gia một thương vụ mua bán như sau: những hiểu biết và tìm nhiều nguồn hàng phong phú, khả năng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, khả năng đàm phán để đạt được mức giá mục tiêu, xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp để được nguồn hàng ổn định, lâu dài

NGUYÊN NHÂN 2: Không biết làm gì để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Cũng có thể do nhân viên của bạn chưa đủ tự tin cho một chuyến tham quan nhà cung cấp, vì vậy bạn nên hướng dẫn nhân viên của mình cụ thể những công việc khi đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới phải làm những công việc gì. Đào tạo họ quy trình và những kỹ năng đàm phán cần thiết, cung cấp cho họ những biểu mẫu liên quan, thông tin cụ thể của nhà cung cấp…vv

Nếu bạn đã giải thích và hướng dẫn công việc mà nhân viên của bạn vẫn từ chối bởi những người con cháu của các quản lý cấp cao trong công ty họ thường có tâm lý "hội chứng người quan trọng". Vì họ nghĩ họ có mối quan hệ thân quen nên thường ít tôn trọng quản lý trực tiếp, họ không bị đe dọa nhiều của áp lực lương hay đuổi việc, thắng tiến. Trong trường hợp này bạn nên

VĂN BẢN HÓA NHIỆM VỤ TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG: văn bản hóa rõ ràng TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG THU MUA trong QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP, khi đó nhân viên bắt buộc phải tuân thủ, nếu họ không tuân thủ thì sẽ đánh giá vào thành tích làm việc. Nếu nhiều lần chống đối thực hiện thì có thể đưa vào KPI. Đồng thời bạn nên trình bày với cấp trên để gia tăng thêm quyền lực lãnh đạo cho bạn để đảm bảo tiến độ công việc.
QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP ĐỘ CROSS- FUNCTIONAL TEAM: quy định rõ trong những trường hợp mua loại hàng nào với giá trị bao nhiêu thì phải có đội liên chức năng giữa các phòng ban tham gia vào thương vụ. Ví dụ mỗi phòng ban liên quan cử ra 1 người vào

Cross-functional team

(1) đọc thêm 5 loại quyền lực của lãnh đạo vui lòng vào đường link sau để đọc:
http://leadingcontrolvicc.blogspot.com/2016/08/5-loai-quyen-luc-cua-lanh-ao.html

(2) đọc thêm về lịch sử tiến hóa ngành mua hàng ở blog này: http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com/2016/04/150-nam-tien-hoa-cua-nganh-mua-hang.html

(3) đọc thêm về cross - functional team trong mua hàng vui lòng vào đường link sau:
http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com

----

Để nhận được kiến thức mua hàng hàng và tham giao lưu với quản lý mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:

http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

Ms Trần Thị Hạnh Mai

Trưởng R&D, chủ tịch CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

----

KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1

Vào đường link sau để đăng ký tham dự:

http://goo.gl/forms/dcIMWNPwr0

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình