TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG : tháng 12 2016

QUẢN LÝ MUA HÀNG HỎI

Chị ơi em muốn hỏi chị mấy vấn đề liên quan tới quy trình mua hàng và quản lý kho

Cty e chỉ có 1 chị qly kho

Mà lại còn phải kiêm nhiệm nhiều việc khác (công nợ)

Trình độ hạn chế

Trong quy trình mua hàng hiện giờ, nv mua hàng thông báo về thời gian và số lượng, mã hàng sẽ về cho kho trc 3 ngày

Khi hàng về, mua hàng phải kiểm số lượng, chất lượng với kĩ thuật

Ok thì kho mới nhập hàng, ko thì thôi

Nhưng e thấy vô lí là tại sao mua hàng lại join vào việc kiểm tra này

Vì e làm việc ở một số cty, tất cả là kho kiểm tra, sau đó báo lại kqua cho mua hàng để xử lí với ncc nếu có vấn đề

Chị giúp em vấn đề này với

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRẢ LỜI:

MS TRẦN THỊ HẠNH MAI

5 năm kinh nghiệm kiểm soát chuỗi cung ứng

2 năm nghiên cứu chuyên sâu kiểm soát chuỗi cung ứng

Cần tư vấn về kiểm soát chuỗi cung ứng, vui lòng liên hệ:

+84 986 970 683 - 903 160 838

supplychaincontrolclub@gmail.com

Đọc trường hợp của bạn mình thấy bạn đang lúng túng trong việc:

- Chưa rõ nhiệm vụ quản lý kho hàng

- Chưa phân rõ trách nhiệm công việc của bộ phận kho hàng và bộ phận mua hàng

Mối quan hệ giữa kho hàng và mua hàng trong doanh nghiệp như thế nào là công việc của quản lý chuỗi cung ứng, nó phụ thuộc vào:

- Mức độ tích hợp chuỗi cung ứng trong công ty bạn

- Sự phát triển công nghệ thông tin

- Tính minh bạch và đạo đức mua hàng và kho hàng

- Cơ chế kiểm soát nội bộ

Vì mình chưa hiểu rõ môi trường doanh nghiệp bạn nên mình cũng không thể đưa ra nhận định sự phân công nhiệm vụ và trách nhiệm như bạn mô tả có phù hợp hay không.

Còn đứng ở phía kiểm soát chuỗi cung ứng thì bên bạn mình thấy có các rủi ro nổi bật vi phạm cơ chế kiểm soát: kho hàng tham gia vào quá trình công nợ thì có trường hợp là kho hàng sẽ bắt tay với nhà cung cấp để kê khống hoặc hợp thức hóa số lượng hàng trong kho, đây có thể là một kẽ hở cho gian lận. Kho hàng nên chỉ quản lý về mặt hàng hóa, không nên liên quan đến tài chính.

Vấn đề khi hàng về kho, “mua hàng kiểm số lượng, chất lượng và kỹ thuật”. Cái này hoàn toàn không vô lý, vì trong một nhu cầu mua hàng, đội mua hàng liên chức năng (cross functional team) bao gồm một nhóm người được thành lập từ nhiều bộ phận khác nhau để đảm bảo kiểm soát được nguồn hàng chặt chẽ. Cụ thể về nhiệm vụ của mỗi người trong đội cross functional team tham gia vào quá trình nhận hàng này mình xin đề cập trong một bài viết khác. Bạn chờ đọc nhé. Xin lỗi vì mình cũng khá bận rộn nên để viết ra thì mất nhiều thời gian, bạn có thể liên hệ điện thoại hay mạng xã hội cho nhanh ạ

QUẢN LÝ MUA HÀNG TRẢ LỜI: MR VĂN ANH

1. Trách nhiệm kiểm hàng khi hàng về tới công ty là của bộ phận nào? Của kho hay của mua hàng?
+ Trách nhiệm kiểm hàng về chất lượng là bộ phận QC, nếu không có QC bộ phận kỹ thuật phải thực hiện.
+ Trách nhiệm kiểm hàng về số lượng, bộ phận kho phải thực hiện và xác nhận bằng văn bản gửi cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng chỉ có thể kiểm cùng, không được kiểm độc lập. Nếu kiểm độc lập thì “vừa đá bóng vừa thổi còi”.
2. Khi kiểm hàng, với những lô hàng có số lượng lớn trên một model, nếu kiểm tra xác suất pass nhưng khi kiểm 100% mới phát hiện thiếu hàng, hàng tổn thất và nhà cung cấp không đồng ý đổi hàng do thời gian đã qua quá lâu thì trách nhiệm thuộc về bộ phận nào?
Nguyên tắc kiểm hàng khi hàng về như sau, khi công hàng nguyên kiện (container) thì kiểm xác suất 10%-20%.
Hàng không nguyên kiện (container), kiểm 100%.
Tuy nhiên hàng bên bạn là hàng điện tử có giá trị lớn, nên tiến hành kiểm 100%.
Thêm nữa, nếu đơn hàng có sự thiếu hụt thường xuyên, cần đàm phán với nhà cung cấp và tăng thời hạn trong điều khoản kháng nghị về thiếu hàng, đồng thời đàm phán điều kiện thanh toán bên mua sẽ thanh toán 10% hoặc 5% giá trị đơn hàng trong khoảng thời gian kháng nghị thiếu hàng.
Trong trường hợp này bạn nói thời gian lâu là bao nhiêu? Bộ phận kho có trách nhiệm tiến hàng kiểm kê kho hàng tháng và hàng quí, thậm trí hàng tuần và hàng ngày và làm báo cáo, nếu có bất thường phải thông báo ngay cho lãnh đạo và bộ phận liên quan xử lý. Nếu thiếu hụt quá lâu, chắc chắn bộ phận kho phải chịu trách nhiệm.
3. Việc mua hàng đã bàn giao thông tin lô hàng cho kho mà vẫn phải nhận đủ số lượng hàng rồi mới bàn giao là đúng hay sai?
Nhận hàng và xác nhận số lượng thuộc về bộ phận kho và và xác nhận chất lượng thuộc về bộ phân QC (hoặc bộ phận kỹ thuật) cho mỗi đơn hàng.
Bộ phận mua hàng phải chịu trách nhiệm đàm phán và xử lý với nhà cung cấp khi đơn hàng có vấn đề về số lượng và chất lượng.
Để đảm bảo an toàn cho công ty cũng như bộ phận mua hàng, trong hợp đồng với nhà cung cấp cần qui định rõ điều khoản về nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà cung cấp trog trường hợp xảy ra thiếu hàng, lỗi hàng. Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng nên có nhà cung cấp dự phòng trong nước có thể cung cấp hàng kịp thời khi xảy ra thiếu hụt. **Mình có vài ý kiến vậy nhé, nếu có cần hỏi gì thêm thì liên hệ. Tuy nhiên để đảm bảo công việc hiệu quả, bên bạn cần xây dựng quy trình, nêu rõ trách nhiệm của từng bộ phận thì sẽ hiệu quả hơn.

----

Để nhận được kiến thức mua hàng hàng và tham giao lưu với quản lý mua hàng. Hãy đăng ký tham gia CLB KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG hoàn toàn miễn phí tại đường link sau:

http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

----

KHÓA KIỂM SOÁT TỔ CHỨC LEVEL 1

Vào đường link sau để đăng ký tham dự:

http://goo.gl/forms/dcIMWNPwr0

---

Rất cám ơn Quý anh/chị đã đồng hành cùng VICC trên con đường cải tiến doanh nghiệp Việt

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VICC

THE VICC INTERNAL CONTROL CLUB

Trụ sở: 72 Trương Công Định, P14, Q Tân Bình

Web: http://control.edu.vn

Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ Kiểm Soát Nội Bộ VICC hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/ypPj1PNTM5