TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG : TRÁCH NHIỆM PHÒNG MUA HÀNG THAM GIA VÀO PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM MỚI

NGƯỜI MUA HÀNG hỏi 11/08/2020: e muốn cần làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của phòng nghiên cứu trong mua mẫu mới...ví dụ khi phòng rd muốn nghiên cứu 1 sản phẩm mới...họ cần có vật liệu, nguyên liệu để nghiên cứu...và gửi đề nghị tìm mua mẫu mới cho thu mua...nhưng họ chỉ ghi rất chung chung nên phòng mua phải mất rất nhiều công sức đi tìm hiểu rồi quay lại trao đổi lại mới có thể mua đc...như thế thì phòng mua giống người nghiên cứu hơn là rd....e thì đang nghĩ: trước tiên rd phải làm hết trách nhiệm của mình trước khi gửi đề nghị thì phải tìm hiểu sơ qua cái mình muốn mua, ghi tối đa thông tin liên quan đến mẫu cần mua để gửi cho thu mua, trường hợp rd ít kinh nghiệm hoặc tìm hiểu rồi nhưng chưa rõ vấn đề thì cần đưa ra các câu hỏi chưa rõ để thu mua hỏi thêm ncc vì rd k có nhiều mối quan hệ bên ngoài bằng rd, như thế thì thu mua chỉ tập chung sâu hơn vào việc tìm kiếm và đám phán.

KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG (TRẦN THỊ HẠNH MAI, +84 986 970 683, supplychaincontrolclub@gmail.com ) trả lời:

1. Về cầu trúc tổ chức và quy trình

Công việc bạn đang làm là công việc của đội CFT. Nghĩa là trong quá trình mua hàng sẽ có rất nhiều người tham gia. Phòng R&D làm nhiệm vụ nghiên cứu sản phẩm mới, và phòng mua hàng cũng tham gia vào quá trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới. Với trường hợp của bạn có 3 cách:

Cách 1: đối với công ty có nhiều nguồn lực về con người, họ sẽ tuyển 1 người thu mua ở trong phòng R&D để làm nhiệm vụ mua hàng cho họ, làm như vậy tuy tăng ngân sách tiền lương nhưng đảm bảo bí mật trong quá trình nghiên cứu sản phẩm mới vì không tiết lộ thông tin ra bên ngoài. Có điều vấn đề ở chỗ là một hay một nhóm người làm nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng thu mua đó không thể tận dụng được kinh nghiệm cũng như kiến thức bằng cả phòng thu mua.

Cách 2: đối với các công ty ít nguồn lực về con người, thì cung cấp thông tin nguồn hàng cho phòng R&D cũng là một nhiệm vụ cua phòng thu mua, và phòng thu mua có nhiệm vụ kết hợp với phòng R&D để tìm kiếm nguồn hàng theo yêu cầu đặt hàng của họ. Như vậy để nhận được nhiệm vụ của phòng R&D tốt thì xu hướng tích hợp CFT (đội liên chức năng trong mua hàng) được hình thành từ đó. Như vậy thì rõ ràng cần nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn trong đội CFT này. Điều này cũng đồng nghĩa rằng kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm của người mua hàng lúc này đạt trình độ rất cao. Điều này nghĩa là trước khi giao nhiệm vụ tìm nguồn cho phòng R&D thì công ty phải đào tạo người mua hàng về các kỹ năng trước khi cho họ tác nghiệp thì việc phối hợp với R&D mới tốt được. Trong cách này các công ty đa quốc gia họ có một nhóm tìm nguồn hàng riêng, và họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ này. Còn thực tế ở các công ty VN người mua hàng phải làm cả mua hàng hiện tại và mua cho dự án R&D....Như vậy thì đòi hỏi người mua hàng phải học hỏi nhiều kỹ năng hơn, và các công ty đa quốc gia họ đào tạo nhân viên mua hàng khá bài bản cho quy trình nội bộ. Ngoài ra họ cũng bỏ chi phí thuê thêm công ty dịch vụ làm nhiệm vụ tìm nguồn hàng hoặc thuê các chuyên gia

Cách 3: kết hợp cả 2 cách trên.

Quay trở lại công hỏi của bạn: là việc làm rõ nhu cầu mua hàng là bước đầu tiên, điều này hiển nhiên bạn sẽ phải mất nhiều nỗ lực và thời gian khi làm rõ nhu cầu mua hàng...bởi vì phòng R&D bên bạn không có bạn làm nhiệm vụ mua hàng trong đó. Cấu trúc công ty bạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến công việc của bạn

2. Về biểu mẫu PR

Nếu trong trường hợp này công ty bạn ít nguồn lực, phòng R&D không có bạn nào phụ trách tìm kiếm nguồn hàng cho việc phát triển sản phẩm mới, thì lúc này phòng mua hàng chịu trách nhiệm làm. Nhiệm vụ của người mua hàng lúc này là làm rõ các nhu cầu RD. Bạn nên làm rõ các thông tin trong PR và phát hành mẫu gởi sang cho phòng RD. Khi làm rõ PR thì bạn đỡ mất thời gian để làm rõ các nhu cầu mua hàng của phòng RD

---