TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Thứ Hai, 14 tháng 4, 2025

Nhân viên không chịu nhập liệu nên khó báo cáo KPI, OKR

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi (25/03/2025): bên mình nhân viên không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI, OKR đang trong gia đoạn truyền thông nhưng team không có ý định đóng góp đề xuất mà đợi công ty sắp xếp. Nên tính gắn bó không cao, động lực làm việc nhân sự chưa tối ưu. Bên mình làm báo cáo VBA trên nền excel, phải ghép tay hàng về vào các PO để báo cáo. Có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi. Giải pháp nào cho bên mình?

TRẢ LỜI: Theo kinh nghiệm trong quá trình tư vấn về áp dụng OKR trong mua hàng thì không nhiều các công ty áp dụng cho phòng mua hàng. Chỉ có những công ty lớn doanh thu vài ngàn tỷ 1 năm hoặc vài tỷ đô la 1 năm mới áp dụng. Nếu công ty chưa phải lớn thì áp dụng là một áp lực với nhân viên bên chị. Vì OKR là các chỉ số đo lường rất chi tiết, đòi hỏi dữ liệu trong mua hàng theo dõi trên phần mềm, nếu chỉ dùng excel thì khó theo dõi. Cũng có thể đứng trước áp lực thay đổi, áp dụng công cụ quản lý mới là OKR nên team chị chưa có động lực và chưa có tinh thần gắn bó. Bên chị áp dụng 5 năm cũng là một thời gian dài rồi mà tiến độ vẫn chưa như chị mong muốn, có thể kỳ vọng của chị cao đối với nhân viên, còn tốc độ thay đổi bên chị như thế nào bình thường. Thường áp dụng công cụ quản lý mới thì nhanh là 6 tháng – 2 năm, còn bình thường 3-5năm, dài là 10 năm. Như vậy trong trường hợp của chị tốc độ áp dụng của bên chị là bình thường mà. Cũng có thể chị là người quản lý với tham vọng thay đổi tổ chức cao hơn mọi người trong công ty. Để dung hoà tham vọng giữa bản thân mình và những người còn lại trong tổ chức là điều chị cần làm lúc này. Vì vậy việc động viên khuyến khích nhân viên nhập báo cáo để tính OKR thì cần có khen thưởng và chế tài thích hợp. Chị hãy kêu gọi phòng nhân sự và phòng kiểm soát nội bộ hỗ trợ chị việc này, chứ một mình chị đơn thương độc mã thúc đẩy mọi người thì hơi khó, nếu chỉ chờ đợi tinh thần tự giác từ mọi người thì khó thực hiện. Chị có nói rằng sếp cao nhất cũng du di cho mọi người, vậy chị nên thuyết sếp cho chị thêm quyển lực thì thực hiện sẽ dễ dàng hơn. Còn vấn đề có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi, thật ra chị nên tìm nguyên nhân tại sao họ lại lười không nhập liệu vào phần mềm? Hãy hỏi họ nguyên nhân tại sao họ không muốn làm việc đó, chứ mình phỏng đoán nguyên nhân thì có thể là ý kiến chủ quan của chị mà chưa chắc đã đúng. Có thể rằng họ quá nhiều việc không có thời gian, có thể họ quên, có thể họ lười biếng, có thể là họ gian lận…Có rất nhiều nguyên nhân. Phải rõ những nguyên nhân ẩn sau thì chúng ta mới có giải pháp cho vấn đề của chị. Cũng như vấn đề ở trên chị nên kêu gọi phòng nhân sự chấp thuận đưa ra biên pháp khen thưởng và chế tài thích hợp với trường hợp không nhập liệu phần mềm. Phải dùng cây gậy và củ cà rốt thôi chứ không thể dùng miệng hoặc email hối thúc kêu gọi tự giác của mọi người được đâu. Cũng xin chia sẻ với chị, ngày trước khi mình còn làm thư ký mua hàng, nhân viên mua hàng cũng không nhập liệu trên phần mềm hay excel, họ cứ đi mua hàng về nhập kho rồi sau đó họ mới làm phiếu nhập kho giấy để hợp thức hoá giấy tờ, kiểu như chém trước tấu xong, họ cứ qua phòng kế toán lấy tiền đi mua hàng mà đôi khi mình cũng không biết. Về sau mình bắt các nhân viên mua hàng làm đúng quy trình mua hàng, phê duyệt yêu cầu mua hàng, nhập liệu trên phần mềm rồi mới duyệt chi tiền. Thế mà sau vài tháng mọi việc đi vào quỹ đạo, đơn nào cũng làm đúng quy trình, cũng nhập liệu trên phần mềm đầy đủ. Để làm được điều này mình đã kêu gọi sự hỗ trợ của ban giám đốc cho mình quyền lực nhiều hơn thì mới nói họ được vì hầu hết họ đều là họ hàng thân quen của sếp tổng, rất khó nói. Họ cứ cậy con ông cháu cha nên ỉ ôi làm theo ý họ mà không theo quy trình. Vậy mà cuối cùng mình cũng xử lý được bằng sự quyết tâm và kiên nhẫn. Trên đây mình chia sẻ mội vài ý kiến của mình, anh chị có cao kiến gì thì chia sẻ cho mình nhé. Còn vấn đề nhân viên mua hàng không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI thì không chỉ một mình công ty chị mà rất nhiều công ty cũng trong tình trạng như vậy. Khi tính các chỉ số KPI thì lại không có số liệu để tính. Và mình cũng cho biết thêm là các công ty áp dụng KPI trong mua hàng cũng không phải là nhiều, thậm chí các công ty nước ngoài họ cũng chưa áp dụng KPI. Vậy nên trong quá trình áp dụng KPI cho phòng mua hàng gặp khó khăn là đúng rồi. Cần ít nhất 6 tháng – 2 năm để tiến hành áp KPI và chấp nhận thời gian đầu có thể một số chỉ tiêu KPI không tính được. Thời gian dài khi mọi người đã quen nhập dữ liệu rồi thì việc tính toán trở nên dễ hơn. Cộng với việc nếu chị đưa ra quá nhiều chỉ tiêu KPI thì có thể không có nguồn lực để tính, vì vậy lời khuyên của mình là đưa ra số lượng KPI phù hợp với nguồn lực công ty chị. Theo kinh nghiệm của mình thì một số công ty Châu Á chỉ áp dụng 3-5 chỉ tiêu KPI, các công ty Phương Tây thì áp dụng trên dưới 10 KPI.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Website: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA --- KHÓA 27 KPI MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG.... http://rdoca.edu.vn/27-kpi-mua-hang-va-chuoi-cung-ung-20012024

Thứ Bảy, 30 tháng 12, 2023

Công thức tính chỉ số KPI cost saving

MUA HÀNG hỏi: Việc tính cost saving trên đơn giá hay thành tiền của sản phẩm khá khó khăn với em. E chưa tìm đc công thức đúng để tính toán ạ. Ví dụ việc mua thuốc sẽ có đơn giá của năm nay và năm ngoái. E phải so sánh với lần mua hàng gần nhất năm 2023 và năm 2022. Nhưng số lượng thuốc không giống nhau hoàn toàn qua các năm.

TRẢ LỜI: 1. Việc tính KPI saving cost thì bạn nên tính theo giá đã có VAT. Có ý kiến cho rằng: VAT đã được khấu trừ là không tính vào chi phí của doanh nghiệp. Sao saving cost lại tính cả VAT? Nó sẽ làm số tiền saving đạt bị ảo. Thì cũng xin giải thích rằng: Chỉ số KPI saving cost nó còn liên quan đến chỉ số KPI khác là ngân sách mua hàng trên doanh thu. Vì doanh thu có tính VAT nên saving cost cũng tính VAT. Còn nếu bên bạn không dùng chỉ số KPI ngân sách mua hàng trên doanh thu thì lúc bạn tính saving cost sẽ không tính VAT vào. 2. Số lượng thuốc mua qua các năm 2022 và 2023 không giống nhau thì bạn quy về tính theo đơn giá trung bình.

CHUYÊN GIA TƯ VẤN: Ms Trần Thị Hạnh Mai .............. Skype, zalo, điện thoại: +84 982 036 353 .................... Email: supplychaincontrolclub@gmail.com ................... Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc ......... Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng): http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com ................ Blog hỏi đáp về mua hàng và chuỗi cung ứng: http://answerpurchasingandsupplychaincontrol.blogspot.com

Nhìn ở khía canh khác thì trong một chuỗi cung ứng, cả công ty chị và nhà cung cấp cùng nhau mang sản phẩm hàng hoá đến tay khách hàng, thì hai bên bắt tay nhau để cùng tạo ra một sản phẩm cho khách hàng, thì hai bên bình đẳng ngang hàng nhau về khía cạnh cùng nhau hợp tác tạo ra giá trị cho khách hàng. Cần có thái độ coi nhà cung cấp là bạn đồng hành chứ sao lại coi “khách hàng là thượng đế” còn nhà cung cấp là “cơ dưới” được. Công ty mình thành công hay thất bại là một phần đóng góp của nhà cung cấp ở đầu vào, cần coi họ là cộng sự chứ nhỉ?

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024

Tìm được nhà cung cấp có giá thấp hơn mà sếp không cho thay thế

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi: Chị tìm được nhà cung cấp giá thấp hơn mà sếp chị không chịu thay thế nhà cung cấp cũ.

TRẢ LỜI: Chiến lược chị đang dùng là chiến lược thay thế nhà cung cấp (back up). Tức là tìm được nhà cung cấp nào có giá thấp hơn sẽ thay thế nhà cung cấp hiện tại. Còn chiến lược sếp của chị là chiến lược hợp đồng dài hạn, tức là giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài nhiều năm với nhà cung cấp mặc dù có thể tìm nhà cung cấp mới mức giá tốt hơn. Không có nghĩa là tìm được nhà cung cấp với mức giá thấp hơn sẽ thay thế nhà cung cấp hiện tại mình đang thiết lập. Việc chị và sếp của chị chưa đồng thuận về mặt chiến lược, chị cần phân tích theo công cụ SWOT: điểm mạnh, điểm hạn chế, cơ hội, thách thức của mỗi loại chiến lược. Nếu sếp chị trao quyền cho chị quyết định loại chiến lược nào thì chị phải chịu trách nhiệm trên quyết định của mình, còn nếu chị không muốn chịu trách nhiệm trên chiến lược mình đưa ra thì hãy phân tích rồi để sếp chị quyết định.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024

Chiến lược qua cầu rút ván với nhà cung cấp

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi: Bên em nợ nhà cung cấp 2 năm rồi, đã hứa thanh toán cho nhà cung cấp 300-500 triệu mà mới chỉ thanh toán 100 triệu thôi, bên em qua cầu rút ván luôn, đi tìm nhà cung cấp mới thay thế, khổ nỗi nhà cung cấp sau thì lại bán giá đắt hơn và đòi thanh toán ngay.

TRẢ LỜI: Trong trường hợp này bên bạn đang dùng chiến lược chiếm dụng vốn nhà cung cấp. Điểm mạnh là tận dụng được dòng vốn từ nhà cung cấp. Điểm hạn chế là có thể ảnh hưởng uy tín của công ty bạn trên thương trường. Nhà cung cấp họ cũng có thể rỉ tai nhau về việc bên bạn không thanh toán đúng hạn, và do đó uy tín của công ty bạn trên thị trường có thể bị ảnh hưởng. Hơn nữa bên bạn cũng nên cân nhắc rằng nếu không thanh toán cho nhà cung cấp cũ mà đi tìm nhà cung cấp mới với giá đắt hơn, thì tổng chi phí mua hàng sẽ cao hơn. Vì vậy trong trường hợp này bên bạn nên cân nhắc thật kỹ giữa cái lợi và điểm hạn chế khi dùng chiến lược chiếm dụng vốn nhà cung cấp này.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024

Sếp hay la mắng phòng mua hàng

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG chia sẻ: Sếp không ghi nhận công sức. Những lời nói hành động đâu coi tụi em ra gì. Giao hàng chậm hàng là la mắng.

TRẢ LỜI: Việc ghi nhận hiệu suất và những đóng góp của người mua hàng cho công ty có thể tạm chia theo tinh thần và vật chất. Xét về khía cạnh tinh thần, sếp chị không coi người mua hàng ra gì và hay la mắng làm nhân viên chị và chị không hài lòng. Nhu cầu của chị và nhân viên của chị là cần được coi trọng và thái độ dịu hơn khi hiệu suất không đạt như kỳ vọng của sếp. Phong cách lãnh đao là một đặc tính bền bỉ, để thay đổi cần một thời gian dài chị à (ít nhất cần 6 tháng đến 2 năm để di chuyển). Sếp chị có thói quen la mắng nhân viên hoặc coi thường nhân viên thì rất có thể trong môi trường gia đình hoặc nhà trường hoặc môi trường xung quanh trong quá khứ, rất có thể sếp chị đã từng bị đối xử như vậy và quen với điều đó. Mô thức giao tiếp đó rất có thể bị sao chép sang công việc, ví dụ: bố mẹ sếp chị ở nhà hay la mắng con cái thì lên công ty sếp chị cũng có xu hướng la mắng nhân viên, bố mẹ không coi trọng con cái thì rất có thể sếp chị cũng sẽ không coi trọng nhân viên. Về đặc tính văn hoá thì các sếp người Bắc và người Trung thì có xu hướng la mắng nhiều hơn các sếp miền Nam. Chị có thể trao đổi với sếp chị về mong muốn được coi trọng giá trị và thái độ nhẹ nhàng hơn khi hiệu suất không đạt. Còn nếu đã trao đổi mà sếp chị vẫn không thay đổi thì mình chấp nhận hoặc tìm một môi trường nào sếp dễ chịu hơn chị à.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024

Thái độ "cơ trên" với nhà cung cấp

QUẢN LÝ MUA HÀNG chia sẻ: cô ơi, sếp em coi công ty em như ơn trên ban phát đơn hàng cho nhà cung cấp, nói gì nhà cung cấp phải nghe, phải quản trị được nhà cung cấp....

TRẢ LỜI: Đúng là có không ít các giám đốc có thái độ coi công ty mình là "cơ trên" còn nhà cung cấp là "cơ dưới" hoặc coi công ty mình là "kèo trên" còn nhà cung cấp là "kèo dưới". Công ty mình có tiền, mình coi đối tác là gì chả được. Thái độ đó có thể được nhà cung cấp chấp nhận trong cạnh tranh hoàn hảo, tức là công ty chị mua mặt hàng có nhiều nhà cung cấp mặt hàng đó. Có điều chị cứ thử đi mua mặt hàng thuộc độc quyền hoặc độc quyền nhóm tức là mua mặt hàng có chỉ có một hoặc một số ít nhà cung cấp trên thị trường bán mặt hàng đó. Thì lúc đó chẳng còn thái độ "cơ trên" nữa. Lúc đó được nhà cung cấp bán hàng cho đã là một may mắn ấy. Thế nên vị thế của mình với nhà cung cấp nó không chỉ là trong túi anh có tiền hay không mà nó còn phụ thuộc vào măt hàng mình mua, thị trường nguồn cung thế nào.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024

Đàm phán giá của hàng đặt thừa

MUA HÀNG hỏi: Đặt 20 tấn nguyên liệu năm 2023, hết năm 2023 chỉ đặt có 2 tấn, còn lại 18 tấn chuyển qua năm 2024. Công ty em bắt buộc phải lấy 18 tấn đặt dư này vì có điều khoản phạt nếu không lấy hết hàng. Có điều nhà cung cấp yêu cầu giá của 18 tấn này lấy giá của năm 2023. Tuy nhiên giá của năm 2023 cao hơn năm 2024.

TRẢ LỜI: Thường thì các bạn mua hàng lấy con số dự báo kế hoạch đặt hàng từ sales hoặc marketing rồi đi đặt hàng nhà cung cấp. Nếu bên nguyên số đó thì may mắn có thể số đặt hàng khớp với thực tế nhu cầu năm đó, không may thì có thể dẫn đến hai trường hợp, trường hợp hàng đặt thiếu và trường hợp đặt hàng dư. Trường hợp của bạn rủi ro ở chỗ là số lượng đặt hàng dư quá nhiều và buộc phải chuyển sang đặt hàng năm sau. Rất tiếc bạn đã không đàm phán với nhà cung trước đó rằng nếu trường hợp hàng dư thì giá tối thiểu và giá tối đa là thế nào (hay còn gọi là đưa ra mức giá trần và giá sàn). Để đến khi hàng dư rồi bạn mới đi đàm phán với nhà cung cấp thì lúc đó nhà cung cấp hét giá nào bạn cũng phải chấp nhận. Trong mua hàng gọi là kế hoạch kịch bản, tức là khi đàm phán với nhà cung cấp chúng ta đưa ra nhiều kịch bản khác nhau, có thể đặt hàng dư hoặc đặt hàng thiếu. Khi chúng ta bàn với nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng thì trong quá trình thực hiện hợp đồng chúng ta sẽ không phải vắt óc ra tính cách đàm phán thế nào với nhà cung cấp. Còn trong trường hợp này, nhà cung cấp yêu cầu tính giá theo năm 2023 mà giá năm 2023 lại cao hơn năm 2024. Bạn cùng nhà cung cấp phải tiến hành nghiên cứu thị trường nguồn cung, xem giá cả thị trường năm 2024 dự báo xu hướng tăng giảm như thế nào rồi đối chiếu lại với giá năm 2023 rồi đưa ra mức giá hợp lý bạn nhé.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 07 01 2024. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-07012024

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 ONLINE. http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-online-14012024

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 27 01 2024, HÀ NỘI. http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-27012024