TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Thứ Ba, 29 tháng 4, 2025

Nhà cung cấp cứ lặp đi lặp lại việc giao hàng trễ

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (2024): nhà cung cấp cứ lặp đi lặp lại việc giao hàng không đúng thời gian, hay giao hàng ra xe chậm vài giờ so với lịch trình, em phải làm sao ạ?

TRẢ LỜI: sẽ trả lời trong vòng vài ngày TRẢ LỜI: Việc nhà cung cấp cứ lặp đi lặp lại việc giao hàng không đúng thời gian, nếu tiêu chí giao hàng này ảnh hưởng đến tổng thể hiệu suất nhà cung cấp thì bạn có thể tìm nhà cung cấp thay thế. Trong trường hợp nhà cung cấp không thể thay thế do hợp đồng dài hạn hoặc chiến lược hợp tác giữa hai bên thì bạn có thể tiến hành các công cụ cải tiến nhà cung cấp. Một trong những cách cải tiến nhà cung cấp là bạn hãy đào tạo nhà cung cấp về lịch trình, kế hoạch làm việc và kỹ năng quan lý thời gian để họ chạy đúng lịch giao hàng cho công ty bạn. Bạn nên nhớ rằng nhà cung cấp chính họ cũng không biết vấn đề của họ nằm ở đâu mà cứ lặp đi lặp lại lỗi đó hoặc chính họ cũng không biết cách cải thiện hiệu suất giao hàng cho đúng hạn bằng cách nào. Việc họ thiếu kiến thức và kỹ năng thì mình cần đào tạo họ. Nếu như bạn không đào tạo họ thì bạn có thể chỉ định các lớp học để họ tham gia và đương nhiên là bạn cần kiểm tra chứng nhận của họ sau kh họ hoàn thành. Rút kinh nghiệm trước khi bạn ký hợp đồng với nhà cung cấp thì cũng nên xem xét thật kỹ về lịch sử hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp trong quá khứ có đạt tiêu chuẩn giao hàng đúng hạn hay không? Nếu họ không đạt mức hiệu suất giao hàng đúng hạn thì không nên ký hợp đồng với nhà cung cấp này. Để cải tiến nhà cung cấp, bạn có thể tham dự học khoá sau: KHÓA 3 CÔNG CỤ CƠ BẢN CHO QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ CUNG CẤP, HCM, 17-31/08/2019. http://rdoca.edu.vn/khoa-3-cong-cu-co-ban-cho-quan-ly-va-phat-trien-nha-cung-cap-1731082019

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Website: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

Làm mua hàng và làm thêm cả RD sản phẩm mới mà không được trả lương

QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU chia sẻ (29/03/2025): ngoài làm công việc xuất nhập khẩu, em còn phải làm thêm công việc RD sản phẩm mới, tuy nhiên công ty không trả lương cho em ở vị trí này. Sau khi cô tư vấn thì em đã gặp phòng nhân sự và ban giám đốc để trao đổi về lộ trình công danh của em trong tương lai 1 năm và 3 năm tới xem công ty có cơ hội thăng tiến cho em và tăng lương cho em hay không? Và em được bàn tán toàn công ty vì là người đầu tiên đề xuất như vậy, dám nói lên mong muốn thăng tiến của mình về lộ trình phát triển sự nghiệp trong tương lai. Và sau đó em được công ty phản hồi là được thăng thức trưởng phòng RD trong năm nay. Thay vì các bạn chờ đợi cấp trên, chờ đợi phòng nhân sự, chờ đợi công ty đề bạt tăng lương, thăng chức thì hãy chủ động găp họ để nói lên mục tiêu thăng tiến của bạn. Đó là lời khuyên của mình từ vai trò tư vấn quản trị kinh doanh. Nếu bạn có vướng mắc gì về việc tăng lương, thăng chức, hãy liên hệ với mình để được hỗ trợ.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

Nhân viên không nhập báo cáo nên không tính được KPI, OKR

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi (25/03/2025): bên mình nhân viên không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI, OKR đang trong gia đoạn truyền thông nhưng team không có ý định đóng góp đề xuất mà đợi công ty sắp xếp. Nên tính gắn bó không cao, động lực làm việc nhân sự chưa tối ưu. Bên mình làm báo cáo VBA trên nền excel, phải ghép tay hàng về vào các PO để báo cáo. Có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi. Giải pháp nào cho bên mình?

TRẢ LỜI: Theo kinh nghiệm trong quá trình tư vấn về áp dụng OKR trong mua hàng thì không nhiều các công ty áp dụng cho phòng mua hàng. Chỉ có những công ty lớn doanh thu vài ngàn tỷ 1 năm hoặc vài tỷ đô la 1 năm mới áp dụng. Nếu công ty chưa phải lớn thì áp dụng là một áp lực với nhân viên bên chị. Vì OKR là các chỉ số đo lường rất chi tiết, đòi hỏi dữ liệu trong mua hàng theo dõi trên phần mềm, nếu chỉ dùng excel thì khó theo dõi. Cũng có thể đứng trước áp lực thay đổi, áp dụng công cụ quản lý mới là OKR nên team chị chưa có động lực và chưa có tinh thần gắn bó. Bên chị áp dụng 5 năm cũng là một thời gian dài rồi mà tiến độ vẫn chưa như chị mong muốn, có thể kỳ vọng của chị cao đối với nhân viên, còn tốc độ thay đổi bên chị như thế nào bình thường. Thường áp dụng công cụ quản lý mới thì nhanh là 6 tháng – 2 năm, còn bình thường 3-5năm, dài là 10 năm. Như vậy trong trường hợp của chị tốc độ áp dụng của bên chị là bình thường mà. Cũng có thể chị là người quản lý với tham vọng thay đổi tổ chức cao hơn mọi người trong công ty. Để dung hoà tham vọng giữa bản thân mình và những người còn lại trong tổ chức là điều chị cần làm lúc này. Vì vậy việc động viên khuyến khích nhân viên nhập báo cáo để tính OKR thì cần có khen thưởng và chế tài thích hợp. Chị hãy kêu gọi phòng nhân sự và phòng kiểm soát nội bộ hỗ trợ chị việc này, chứ một mình chị đơn thương độc mã thúc đẩy mọi người thì hơi khó, nếu chỉ chờ đợi tinh thần tự giác từ mọi người thì khó thực hiện. Chị có nói rằng sếp cao nhất cũng du di cho mọi người, vậy chị nên thuyết sếp cho chị thêm quyển lực thì thực hiện sẽ dễ dàng hơn. Còn vấn đề có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi, thật ra chị nên tìm nguyên nhân tại sao họ lại lười không nhập liệu vào phần mềm? Hãy hỏi họ nguyên nhân tại sao họ không muốn làm việc đó, chứ mình phỏng đoán nguyên nhân thì có thể là ý kiến chủ quan của chị mà chưa chắc đã đúng. Có thể rằng họ quá nhiều việc không có thời gian, có thể họ quên, có thể họ lười biếng, có thể là họ gian lận…Có rất nhiều nguyên nhân. Phải rõ những nguyên nhân ẩn sau thì chúng ta mới có giải pháp cho vấn đề của chị. Cũng như vấn đề ở trên chị nên kêu gọi phòng nhân sự chấp thuận đưa ra biên pháp khen thưởng và chế tài thích hợp với trường hợp không nhập liệu phần mềm. Phải dùng cây gậy và củ cà rốt thôi chứ không thể dùng miệng hoặc email hối thúc kêu gọi tự giác của mọi người được đâu. Cũng xin chia sẻ với chị, ngày trước khi mình còn làm thư ký mua hàng, nhân viên mua hàng cũng không nhập liệu trên phần mềm hay excel, họ cứ đi mua hàng về nhập kho rồi sau đó họ mới làm phiếu nhập kho giấy để hợp thức hoá giấy tờ, kiểu như chém trước tấu xong, họ cứ qua phòng kế toán lấy tiền đi mua hàng mà đôi khi mình cũng không biết. Về sau mình bắt các nhân viên mua hàng làm đúng quy trình mua hàng, phê duyệt yêu cầu mua hàng, nhập liệu trên phần mềm rồi mới duyệt chi tiền. Thế mà sau vài tháng mọi việc đi vào quỹ đạo, đơn nào cũng làm đúng quy trình, cũng nhập liệu trên phần mềm đầy đủ. Để làm được điều này mình đã kêu gọi sự hỗ trợ của ban giám đốc cho mình quyền lực nhiều hơn thì mới nói họ được vì hầu hết họ đều là họ hàng thân quen của sếp tổng, rất khó nói. Họ cứ cậy con ông cháu cha nên ỉ ôi làm theo ý họ mà không theo quy trình. Vậy mà cuối cùng mình cũng xử lý được bằng sự quyết tâm và kiên nhẫn. Trên đây mình chia sẻ mội vài ý kiến của mình, anh chị có cao kiến gì thì chia sẻ cho mình nhé. Còn vấn đề nhân viên mua hàng không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI thì không chỉ một mình công ty chị mà rất nhiều công ty cũng trong tình trạng như vậy. Khi tính các chỉ số KPI thì lại không có số liệu để tính. Và mình cũng cho biết thêm là các công ty áp dụng KPI trong mua hàng cũng không phải là nhiều, thậm chí các công ty nước ngoài họ cũng chưa áp dụng KPI. Vậy nên trong quá trình áp dụng KPI cho phòng mua hàng gặp khó khăn là đúng rồi. Cần ít nhất 6 tháng – 2 năm để tiến hành áp KPI và chấp nhận thời gian đầu có thể một số chỉ tiêu KPI không tính được. Thời gian dài khi mọi người đã quen nhập dữ liệu rồi thì việc tính toán trở nên dễ hơn. Cộng với việc nếu chị đưa ra quá nhiều chỉ tiêu KPI thì có thể không có nguồn lực để tính, vì vậy lời khuyên của mình là đưa ra số lượng KPI phù hợp với nguồn lực công ty chị. Theo kinh nghiệm của mình thì một số công ty Châu Á chỉ áp dụng 3-5 chỉ tiêu KPI, các công ty Phương Tây thì áp dụng trên dưới 10 KPI. Để làm báo cáo mua hàng. Anh chị vui lòng học khoá sau: KHÓA HỌC: BÁO CÁO MUA HÀNG, LEVEL BASIC, VERSION 1.0, .... http://rdoca.edu.vn/bao-cao-mua-hang-2025

Nhà cung cấp Trung Quốc giao hàng thiếu 5% bắt thanh toán hết 100%

QUẢN LÝ MUA HÀNG (03/2025) hỏi: nhà cung cấp bên Trung Quốc giao hàng thiếu 5% mà nhà cung cấp cứ yêu cầu bên em thanh toán 100%, em phải làm sao?

TRẢ LỜI: trong kế toán có tài khoản hàng thiếu thừa chờ xử lý, với số lượng hàng thiếu 5% đó bạn liên hệ với phòng kế toán để họ treo trên tài khoản 1381. Bạn liên hệ với nhà cung cấp về nguyên nhận giao hàng thiếu thì họ đổ cho bên giao hàng. Việc hàng thiếu này bạn không cần phải giải quyết với bên giao nhận mà trách nhiệm này thuộc về nhà cung cấp. Trách nhiệm của bạn là thanh toán đúng số hàng hoá thực nhận, còn hàng hoá thiếu thì không được thanh toán. Bên bạn khá là dễ tính trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp Trung Quốc, bạn cần phải di chuyển phong cách đàm phán nếu không nhà cung cấp sẽ lấy mất lợi nhuận từ công ty bạn. Cả phòng kế toán của bên bạn trong trường hợp này cũng dễ tính khi duyệt chi 100% cho nhà cung cấp và bản thân phòng kế toán bên bạn đã hạch toán thiếu tài khoản 1381 cho trường hợp này về hàng thiếu chờ xử lý. Bạn liên hệ với phòng kế toán bên bạn để yêu cầu hạch toán đúng và không được thanh toán với hàng thiếu, chỉ thanh toán số hàng thực nhận. Bởi vì người mua hàng không đơn thương độc mã đàm phán với nhà cung cấp mà cần có sự hỗ trợ và đồng hành của các phòng ban chức năng liên quan. Phòng pháp chế của bạn phải liên hệ với trọng tài thương mại để họ can thiệp vì trên hợp đồng bên bạn có đưa ra trọng tài Singapore tham gia hợp đồng này. Với số lượng giao hàng thiếu 5% là khá lớn, bạn cần phải yêu cầu nhà cung cải tiến cho những lần sau để giao đúng số lượng. Có những công ty khó khăn người ta còn không chấp nhận việc giao hàng thiếu số lượng ấy. Muốn đàm phán các điều khoản trong hợp đồng với nhà cung cấp. Vui lòng học khoá sau: KHÓA QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA HÀNG, LEVEL BASIC, VERSION 2.0.... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-quan-ly-hop-dong-mua-hang-11052024

Chuyển tiền cho nhà cung cấp 10 tỷ, nhà cung cấp phá sản

CEO chia sẻ (14/03/2025): anh chuyển tiền cho nhà cung cấp gần 10 tỷ mà nhà cung cấp phá sản, anh mất hết luôn.

TRẢ LỜI: Rủi ro trong thanh toán cho nhà cung cấp trong trường hợp của anh cũng nhiều người mua hàng bị. Chuyển tiền cho nhà cung cấp nhưng nhà cung cấp không giao hàng thì có nhiều nguyên nhân, nhà cung cấp phá sản cũng là một nguyên nhân. Để tránh tình trạng gặp nhà cung cấp phá sản thì ta nên kiểm tra thật kỹ sức khoẻ tình hình tài chính của nhà cung cấp trước khi đặt hàng và chuyển tiền. Vậy câu hỏi đặt ra là kiểm tra tình hình sức tài chính nhà cung cấp bằng cách nào? Với hợp đồng lớn 10 tỷ như của anh, anh có quyền yêu cầu nhà cung cấp gửi báo cáo tài chính, tất nhiên khi nhận được báo cáo tài chính thì phòng kế toán của công ty anh sẽ có trách nhiệm tính toán những chỉ số tài chính và chỉ ra chỉ số nào là chấp nhận được và không chấp nhận được. Nếu đây là nhà cung cấp thân quen mà chúng ta lơ là, cứ làm việc theo thói quen kinh nghiệm mà không có quy trình định giá nhà cung cấp về mặt năng lực tài chính có đủ đảm bảo để thực hiện hợp đồng hay không là một điều chủ quan cẩu thả trong mua hàng. Ngoài việc kiểm tra trên báo cáo tài chính khi ký hợp đồng chúng tra cũng cần có các biện pháp bảo vệ tiền của chúng ta để đảm bảo rằng hàng được giao bằng cách ký điều khoản bảo lãnh thanh toán hay bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Làm sao chúng ta biết chắc rằng nhà cung cấp sẽ làm đúng như cam kết vào giao hàng đúng hạn. Chính vì vậy thực hiện bảo lãnh là hành động cần thiết với nhà cung cấp ngay cả khi chúng ta đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ rồi. Thường thì hơn 100 triệu là người mua hàng đã đưa ra các điều khoản bảo lãnh hợp đồng được rồi. Trong trường hợp này có thể anh du di cho nhà cung cấp thân quen mà chưa xiết chặt nhà cung cấp trong điều kiện thanh toán, cũng có thể anh chủ quan, cũng có thể anh thiếu kỹ năng mua hàng chuyên nghiệp để đảm bảo tránh rủi ro trong mua hàng. Anh vui lòng học khoá học sau để rút kinh nghiệm đàm phán cho hợp đồng lần sau. KHÓA QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG MUA HÀNG, LEVEL BASIC, VERSION 2.0, HÀ NỘI 11 05 2025... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-quan-ly-hop-dong-mua-hang-11052024

Em tìm thông tin nguồn hàng (sourcing) mà hiệp hội không trả lời

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (11/04/2025): sếp giao cho em tìm kiếm nguồn hàng (sourcing) trong vòng 5 ngày một dòng sản phẩm mới, em có liên hệ với hiệp hội ngành nghề mà họ không trả lời, em email và điện thoại.

TRẢ LỜI: Việc bạn liên hệ với hiệp hội qua điện thoại và email mà họ không trả lời là chuyện rất bình thường. Các hội, hiệp hội ở Việt Nam không giống như các hội và hiệp hội ở nước ngoài, phải đến gặp mặt trực tiếp, nói chuyện vài lần họ cảm thấy thân quen họ mới cho thông tin. Đấy là kinh nghiệm của mình làm việc với các hiệp hội là vậy. Công việc tìm nguồn hàng (sourcing) là công việc cực kỳ năng động, đòi hỏi mình phải liên tục sục sạo các nguồn thông tin từ nhiều kênh nhiều nguồn khác nhau. Nó cũng đồng nghĩa với việc mình cần đi lại nhiều. Nếu cứ ngồi một chỗ ở văn phòng gọi điện và email thì khó lòng có được thông tin giá trị. Nếu sếp bạn không cho xe công ty chở bạn đi thì bạn có thể tự đi xe cá nhân của mình. Nếu sếp không cho đi trong giờ làm việc thì bạn có thể đi ngoài giờ làm việc, bạn có thể lên hiệp hội hẹn gặp họ ngày nghỉ cũng được nếu bạn nhiệt tình. Hoặc bạn có thể hẹn gặp người của hiệp hội đi café, đi ăn ngoài giờ hành chính, chẳng sao cả. Cái quan trọng bạn có muốn đi hay không thôi. Bạn đang làm purchasing và muốn di chuyển lên sourcing là cả một quá trình thay đổi. Vì purchasing đơn giản chỉ là công việc ngồi văn phòng, lên đơn đặt hàng nhà cung cấp, theo dõi hiệu suấtw nhà cung cấp, thanh toán cho nhà cung cấp. Nhưng làm sourcing thì phải làm rất nhiều công việc, ví dụ như tìm kiếm thông tin nguồn hàng là công việc bạn đang làm đó. Nó đòi hỏi bạn thật sự nhanh nhẹn và hoạt động sôi nổi. Chứ không ngồi ì ở văn phòng như purchasing đâu bạn nhé.

Để biết các kênh thông tin tìm nguồn hàng, vui lòng học khoá sau: KHÓA HỌC: CHIẾN LƯỢC NGUỒN HÀNG TOÀN CẦU, LEVEL BASIC, VERSION 1.0... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-nguon-hang-13042025

Nhà cung cấp giao hàng lỗi in màu

TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ CHÂT LƯỢNG NHÀ CUNG CẤP hỏi (11/04/2025): nhà cung cấp in bao bì của bên anh giao hàng bị lỗi màu, màu in không đúng, sai lệch có khi 3-4%, có khi sai lệch 5-10%. Vậy phải làm sao?

TRẢ LỜI: việc sai lệch hay còn gọi là dung sai về chất lương trong khi giao hàng mà nằm ở mức dưới 5% là bình thường, còn ở mức cao hơn là gặp vấn đề lớn. Việc nhà cung cấp in không đúng, in lỗi màu bên anh có xác nhận nguyên nhân là do công nghệ lạc hậu chứ không phải lo lỗi công nhân in. Trường hợp này khá khó khăn trong việc yêu cầu nhà cung cấp in đúng vì nằm ngoài khả năng của họ. Chỉ có cách là người mua hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp thay đổi công nghệ in, nhưng nếu mà bên anh đặt hàng bên họ không nhiều sẽ khó nói được họ. Thường thì đơn hàng của chúng ta phải chiếm từ 5% tổng doanh thu của họ thì mình mới có quyền lực áp ý kiến của mình cho nhà cung cấp, còn nếu chiếm phần trăm ít quá thì việc chúng ta yêu cầu nhà cung cấp thay đổi công nghệ là rất khó. Vì sao vậy? Vì thay đổi công nghệ là bài toán liên quan đến việc dòng tiền đầu tư lớn, đòi hỏi thay đổi lâu. Có trường hợp là cho dù chúng ta có là người đặt hàng với số lượng lớn chiếm phần lớn doanh thu của họ mà chúng ta yêu cầu họ thay đổi công nghệ, họ vẫn không thay đổi thì sao? Lúc này chúng ta đứng trước 2 lựa chọn. 1 là sẽ tìm nhà cung cấp thay thế. 2 là sẽ góp vốn để cùng họ mua máy móc công nghệ in mới. Trên con đường cải tiến chất lượng nhà cung cấp, chúng ta cần đồng hành với họ chứ nếu chúng ta cứ để họ tự bơi thì e rằng hơi khó, đôi khi là công ty anh cần phải góp vốn để cải tiến cùng họ nữa. Việc bỏ tiền đầu tư cùng nhà cung cấp là vấn đề khó cho cả 2 bên vì anh một mặt phải thuyết phục nội bộ công ty của mình đồng ý và vừa thuyết phục nhà cung cấp chịu đầu tư cùng. Cái gì cũng vậy thôi, có nỗ lực thì mới thu được trái ngọt anh à. Anh chị cần những công cụ cải tiến chất lượng nhà cung cấp, vui lòng học khoá sau: KHÓA 3 CÔNG CỤ CƠ BẢN CHO QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ CUNG CẤP, ONLINE, 2025... http://rdoca.edu.vn/khoa-3-cong-cu-co-ban-cho-quan-ly-va-phat-trien-nha-cung-cap-online-2025