Thay đổi yêu cầu mua hàng liên tục, nhà cung cấp không tham gia đấu đầu

GIÁM SÁT MUA HÀNG chia sẻ (26/03/2023): Công ty em mở thêm nhiều chi nhánh nên cần phải thi công nhiều. Em mời thầu mà nhà cung cấp không tham gia. Em chỉ bị nhà thầu chính thôi. Nhà cung cấp bảo bên em khó nhằn, né ra. Nhà cung cấp không hài lòng về sếp em. Bởi vì riêng đối với hạng mục thi công này, sếp em yêu cầu làm mới nhà thầu liên tục. Cứ sau mỗi lần thi công là sếp em lại yêu cầu tìm nhà thầu mới vì các nhà thầu cũ không bên nào đáp ứng được yêu cầu của sếp em. Mỗi lần yêu cầu là phải tìm thêm 2-3 nhà thầu mới để so sánh giá. Bên em quyết toán đúng hạn, không gặp vấn đề về thanh toán. Chỉ có điều là yêu cầu bên em thay đổi liên tục, cứ mơ hồ, đôi khi còn thay đổi vào phút chót, nhà cung cấp không hiểu sếp em muốn cái gì, làm phụ lục hợp đồng rất nhiều, chi phí cải tạo phát sinh nhiều hơn cả chi phí ban đầu. Nên nhà thầu nào cũng “chạy làng” không dám làm tiếp với bên em. Cũng vì lý do đó mà việc em mời thầu các nhà cung cấp mới rất khó khăn. Nếu mình làm việc với nhà cung cấp thân quen rồi thì dễ, đằng này mỗi yêu cầu mua hàng là làm việc với các nhà thầu mới, nản vô cùng. Vì nhà thầu mới liên tục, mà chỉ nhìn hồ sơ năng lực thì khó có thể đánh giá được năng lực của nhà thầu có đáp ứng được yêu cầu hay không, nhất là đối với việc bảo hành sau khi nghiệm thu.

TRẢ LỜI: - Về việc nhu cầu của sếp bạn luôn thay đổi, thậm chí thay đổi vào phút chót. Nó gặp vấn đề ở chỗ là sếp bạn chưa trao quyền cho bộ phận thiết kế, mà là làm theo ý muốn và cảm hứng của sếp. Chính vì vậy mà luôn có sự thay đổi trong ý tưởng thiết kế dẫn đến nhà cung cấp cũng thay đổi trong thi công. Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là chúng ta cần làm rõ nhu cầu của khách hàng nội bộ (ở đây là cần làm rõ nhu cầu của sếp bạn). Để hạn chế việc thay đổi này thì bạn nên có một biểu mẫu ghi danh sách những câu hỏi để làm rõ nhu cầu của sếp bạn trước khi bạn chuyển những yêu cầu thay đổi nó cho nhà cung cấp. Biểu mẫu này được gọi là “ready for check list”, nghĩa là “danh sách câu hỏi có sẵn”. Trong biểu mẫu này bạn xác nhận lại các vấn đề mà sếp bạn yêu cầu, khi các yêu cầu được văn bản hóa ra, đó là lúc sếp bạn sẽ suy nghĩ lại xem thêm cái này, bỏ cái kia hay không. Tức là nó đã được cân nhắc rất kỹ trước khi chuyển cho nhà cung cấp. Tránh trường hợp hôm nay gởi cho nhà cung cấp ý này, ngày mai lại gởi cho nhà cung cấp ý khác. Thay đổi nhiều lần cũng khiến nhà cung cấp dễ nản lòng và mất nhiều thời gian nỗ lực xử lý nhu cầu của bên bạn. Điều này có nghĩa là thay vì giao tiếp không chính thức chuyển sang giao tiếp chính thức bằng văn bản. Phòng mua hàng là trung gian đứng giữa khách hàng nội bộ (yêu cầu của người sử dụng, yêu cầu nội bộ từ các phòng ban khác trong công ty) và nhà cung cấp. Chúng ta đóng vai trò là người trung gian chuyển tiếp ý kiến của nội bộ với nhà cung cấp. Vì vậy, thay đổi một chút trong cách thức giao tiếp cũng giúp chúng ta cải thiện công việc của mình. Khiến nhà cung cấp dễ thở hơn.

- Và mỗi lần đón nhận ý tưởng thay đổi mới từ sếp của bạn, bạn cũng cần phản biện lại những ý tưởng của sếp một lần nữa, xác nhận lại thông tin cho chính xác

- Thêm vào đó, bạn cũng thiết kế thêm biểu mẫu phản hồi từ nhà cung cấp (PB). Khi chúng ta đón nhận những phản hồi tích cực cũng như những gì chưa hài lòng từ nhà cung cấp, cũng giúp chúng ta cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đồng thời hiểu nhau hơn. Khiến công việc của chúng ta có tiếng nói chung, điều này góp phần thúc đẩy mối quan hệ với nhà cung cấp, góp phần tạo gắn kết cho những lần hợp tác tiếp sau.

- Qua trao đổi của bạn mình nhận thấy bên bạn chưa có layout mà đã đưa ra danh mục mua hàng, điều đó có nghĩa là phòng mua hàng của bạn chưa được trao quyền, chỉ là người truyền đạt thông tin từ sếp bạn cho nhà cung cấp chứ chưa có quyền mua hàng. Tức là bạn chỉ là thư ký của sếp chưa chưa có vai trò mua hàng thể hiện rõ rệt. Bạn cần phải thuyết phục sếp trao quyền cho bạn để tương tác với nhà cung cấp.

- Bạn cũng cần phân tích cho sếp rằng những rủi ro khi thay đổi là gì? Chi phí phát sinh so với barem giá trước đó lớn. Từ đó hạn chế được những thay đổi của sếp. Trên đây là một vài ý tưởng của các quản lý mua hàng hỗ trợ giải pháp cho vấn đề của bạn giám sát mua hàng trong tình huống này. Bạn đọc còn giải pháp nào thì cùng chia sẻ thêm nhé!

Chuyên gia tư vấn: Ms Trần Thị Hạnh Mai .............. Skype, zalo, điện thoại: 0986 970 683 .................... Email: supplychaincontrolclub@gmail.com ................... Facebook: https://www.facebook.com/tranthihanhmaivicc ......... ........................ Blog chia sẻ kiến thức kiểm soát mua hàng và chuỗi cung ứng): http://purchasingandsupplychaincontrolvicc.blogspot.com ................ Blog hỏi đáp về mua hàng và chuỗi cung ứng: http://answerpurchasingandsupplychaincontrol.blogspot.com ................... Website: https://control.edu.vn

CÂU LẠC BỘ KIỂM SOÁT MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG VICC ….. Web: http://control.edu.vn …. https://www.facebook.com/kiemsoatchuoicungungVICC …. Đăng ký tham gia sinh hoạt câu lạc bộ hoàn toàn miễn phí tại đường link sau: http://goo.gl/forms/lQqAhGz8aO

ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HCM 02 04 2023: https://control.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-02042023

KHÓA PHÁT TRIỂN CHIẾN LƯỢC NGUỒN HÀNG TOÀN CẦU HCM 09 04 2023: https://control.edu.vn/khoa-hoc-phat-trien-chien-luoc-nguon-hang-toan-cau-09042023

KHÓA QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ CUNG CẤP, LEVEL BASIC, HÀ NỘI 16 04 2023: https://control.edu.vn/khoa-hoc-quan-ly-va-phat-trien-nha-cung-cap-16042023

KHÓA MUA HÀNG HAY NHẤT: CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CHI PHÍ MUA HÀNG, LEVEL BASIC, 23 04 2023, HÀ NỘI: https://control.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-quan-ly-chi-phi-mua-hang-hcm-23042023