TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Thứ Hai, 14 tháng 4, 2025

Sếp chen ngang nhà cung cấp mới và cắt nhà cung cấp đang hợp tác

MUA HÀNG hỏi (06/2024): Em có case này nhờ cả nhà tư vấn. E phụ trách lên giá costing đấu thầu. Tiêu chí bên em chọn vendor vận chuyển là giá tốt, dịch vụ tốt, công nợ tối ưu. Trong đó giá tốt là ưu tiên hàng đầu (nghĩa là chọn bên vendor giá thấp nhất). Nhưng làm được thời gian ổn thì sếp nhảy vào, đưa thêm vendor mới, dù giá cao hơn vẫn ép chọn. Phó tổng giám đốc đã ký duyệt. Em vẫn ok nhưng về lâu về dài em thấy nó hơi khó làm. Mọi người có cao kiến gì giúp em vụ này không? Hay là nên chia sản lượng ra, 1/2 cho vendor giá tốt, 1/2 cho vendor chỗ quan hệ của sếp.

TRẢ LỜI: 1. Về quy trình định giá và lựa chọn nhà cung cấp: bạn được đánh giá nhà cung cấp nhưng không được quyền lựa chọn nhà cung cấp. Khi bạn hỏi câu hỏi này có nghĩa là bạn muốn có quyền lựa chọn nhà cung cấp. Hiện tại bạn đang làm công việc của sourcing và quyền lựa chọn nhà cung cấp này đang nằm ở trưởng phòng mà chưa trao quyền cho sourcing. Bạn muốn cấp trên trao cho bạn quyền lựa chọn nhà cung cấp thì bạn cần thể hiện bạn am hiểu chiến lược cấp phòng mua hàng và chiến lược cấp công ty. 2. Về chiến lược nguồn hàng: Khi trưởng phòng lựa chọn một nhà cung cấp khác mà chưa chia sẻ cho bạn lý do tại sao lại đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp đó. Có rất nhiều lý do: Giả như tuỳ từng phong cách nhà quản trị chẳng hạn, có nhà quản trị họ ra quyết định họ sẽ giải thích cho nhân viên, có nhà quản trị thì không giải thích mà nhân viên cứ thế thực hiện. Hoặc cũng có thể họ chưa cho bạn truy cập vào chiến lược cấp phòng mua hàng và chiến lược cấp công ty vì lý do bảo mật chiến lược. Nhà quản trị không muốn chiến lược bị tiết lộ ra bên ngoài hoặc bạn chưa được tin tưởng. Vì vậy bạn nên thể hiện cho cấp trên cái bạn mong muốn được tiếp cận chiến lược nguồn hàng và được trao quyền nhiều hơn trên quy trình. 3. Chưa đồng thuận mô hình đánh giá nhà cung cấp. Về việc sếp bạn đưa nhà cung cấp mới vào: Trong quá trình ta tìm kiếm nhà cung cấp thì nội bộ cũng là một kênh để ta có nhà cung cấp mới. Dù là nhân viên trong công ty hay các sếp giới thiệu thì phòng mua hàng luôn chào đón và đánh giá nhà cung cấp theo đúng theo quy trình của công ty. Về việc dù nhà cung cấp sếp giới thiệu có giá cao nhưng vẫn ép chọn: Mình thấy bạn đánh giá cao nhà cung cấp có giá thấp, trong khi đánh giá nhà cung cấp thì ta đánh giá trên nhiều tiêu chí khác nhau và lựa chọn nhà cung cấp không dựa trên điểm đạt được 1 tiêu chí mà dựa trên tổng điểm của tất cả nhiều tiêu chí. Ví dụ có công ty đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như: giá, chất lượng, thời gian giao hàng, khả năng cung ứng, thanh toán…vv Tất cả những tiêu chí đó gọi là Mô hình định giá nhà cung cấp. Có thể rằng các sếp bên bạn chạy mô hình đánh giá khác mô hình đánh giá của phòng mua hàng. Bên bạn cần đồng thuận mô hình này từ cấp phòng mua hàng đến cấp BOD. 4. Chưa đồng thuận về chiến lược cấp doanh nghiệp. Bạn có vẻ đánh giá cao nhà cung cấp giá thấp, còn sếp bạn lại đang lựa chọn là nhà cung cấp có giá cao hơn. Dấu hiệu này cho thấy rất có thể bạn đang theo đuổi Chiến lược chi phí thấp. Trong khi sếp của bạn và BOD lại theo đuổi chiến lược Đại Dương Xanh hay Khác biệt hoá chẳng hạn. Chưa chắc là sếp bạn đang thiên vị một nhà cung cấp nào đó mà rất có thể công ty bạn đang đột ngột thay đổi chiến lược cấp doanh nghiệp mà chưa thông báo cho bạn. Bạn nên trao đổi lại với cấp trên của mình để hiểu rõ hơn nhé.

KHÓA ĐỊNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER EVALUATION AND SELECTION), HÀ NỘI 06 04 2025....http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dinh-gia-va-lua-chon-nha-cung-cap-hcm-06042025

Đi mua hàng bị móc túi

NGƯỜI MUA HÀNG hỏi (18/03/2025): em cầm tiền mặt đi mua hàng, mà em làm đi xe bus bị móc túi, chi phí đó tính vào đâu, em phải làm gì trong tình huống này?

TRẢ LỜI: Có bạn quản lý cho rằng khoản tiền bị móc túi đó mà mất thì nhân viên mua hàng phải bỏ tiền túi ra đền công ty. Mình không đồng tình quan điểm đó. Nếu bạn cầm tiền mặt đi mua hàng mà trên đường đi bạn bị móc túi thì chi phí đó được tính vào chi phí chất lượng hoặc chi phí rủi ro khi đi mua hàng nhé. Nếu công ty bạn có hệ thống quản trị xem trọng chất lượng thì hạch toán vào chi phí chất lượng, nếu hệ thống quản trị của bên bạn coi trọng ngăn ngừa hoặc dò tìm rủi ro trong quá trình mua hàng thì được hạch toán vào chi phí rủi ro khi đi mua hàng. Khoản tiền này công ty chịu rủi ro nên bạn không phải đền tiền công ty nếu như bạn chứng minh hay giải trình được cho công ty rằng bạn bị móc túi thực sự. Nhân tiện đây cũng xin nhắc nhở các bạn mua hàng rằng ngoài kiến thức chuyên môn mua hàng bạn cần học thì cũng cần học thêm một số kỹ năng khác, ví dụ như kỹ năng giữ tiền mặt khi đi công tác. Bạn nên có túi xách hoặc ví hoặc cặp sách mà có thể thiết kế có thể đeo đằng trước giống như người Tây họ hay đeo kiểu đó khi đến Việt Nam để đề phòng móc túi. Nếu việc giữ tiền mặt mà bị móc túi thì bạn nên để tiền trong tài khoản cho chắc ăn. Bạn có thể yêu cầu kế toán ứng tiền qua tài khoản ngân hàng khi đi mua hàng cho công ty thì như vậy ngăn ngừa được việc bị móc túi xảy ra.

Mua hàng trả sau ở chợ

TÌNH HUỐNG MUA HÀNG (ngày 21/03/2025): đi mua hàng, nhà cung cấp bảo nghe mọi người xung quanh chợ nói rằng đừng bán hàng trả sau (bán thiếu, bán chịu) cho em, vì sợ em không có tiền trả.

TRẢ LỜI: Nghề mua hang đòi hỏi chúng ta rằng khi sếp giao loại mặt hàng nào chúng ta cũng có thể mua được, từ hàng trị giá cao đến hàng trị giá thấp. Thường thì các mặt hàng mua giá trị ít tiền, các công ty sẽ thanh toán luôn mà ít yêu cầu người mua hàng mua thiếu (mua hàng trả tiền sau) từ nhà cung cấp. Tuy nhiên nếu công ty bạn yêu cầu mua hàng nhất thiết phải đàm phán trả sau mà phải ra chợ mua hàng trị giá thấp (hàng ít tiền) thì rất khó cho người mua hàng có thể đàm phán mua thiếu, trừ khi là bạn có mối quan hệ thân quen với người bán hàng (nhà cung cấp) trước đó. Bạn nên mua hàng từ mối quan hệ thân quen, bạn cùng uy tín cá nhân của mình ra để mua, chứ bạn dùng uy tín công ty của bạn lớn ra đàm phán với người bán hàng ở chợ thì không ăn thua. Người bán hàng có thể lung lay khi nghe những người xung quanh khuyên đừng bán chịu bán thiếu cho bạn. Việc của bạn phải chứng minh năng lực tài chính của công ty bạn, điều này khó vì người bán ở chợ sao ta có thể gửi báo cáo tài chính cho họ được. Vậy chứng minh năng lực tài chính bằng cách nào? Có một cách là bạn thể hiện hình ảnh người mua mạnh về tài chính, cách bạn ăn mặc, cách bạn giao tiếp thể hiện bạn là người có tiền cũng sẽ là điều tốt để đàm phán với người bán. Việc ký sổ nợ, cam kết trả đúng hạn sau 30-45 ngày là điều nên làm, cần thì viết cam kết ra giấy. Trên đây là những tips của mình cho bạn. Các anh/chị có cao kiến nào thì chia sẻ với em nhé.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Webste: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA --

KHÓA ĐÀM PHÁN MUA HÀNG TOÀN CẦU... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dam-phan-mua-hang-toan-cau-level-basic-version3-27082023

NGHỀ TÌM NGUỒN HÀNG (SOURCING) CẦN GÌ?

NGHỀ TÌM NGUỒN HÀNG (SOURCING) CẦN GÌ? 1. Khoẻ mạnh. Nếu bạn muốn làm nghề tìm nguồn hàng thì việc đầu tiên đòi hỏi bạn phải có sức khoẻ vì nghề này đòi hỏi bạn phải di chuyển liên tục. Bạn phải đi viếng thăm nhà cung cấp, mà nhà cung cấp không những ở trong nước mà có khi họ ở nước ngoài. Ví dự có bạn mua hàng của công ty Singapore 1 tháng viếng thăm nhà cung cấp 1 lần, có bạn mua hàng 1 tháng đi nhà cung cấp nhiều lần, có những bạn mua hàng lại bị cắm ngay ở tại nhà cung cấp. Vậy nên bạn phải chuẩn bị sẵn tinh thần là đi liên tục là một trải nghiệm của nghề này. Đi nhiều như vậy thì đòi hỏi mình phải có sức khoẻ là chuyện đương nhiên rồi

2. Không say xe Nghề tìm nguồn hàng phải di chuyển liên tục kể kết nối nguồn hàng giữa người mua hàng và nhà cung cấp nên đòi hỏi bạn phải đi xa bằng các phương tiện giao thông. Nếu bạn say xe là một trở ngại cho bạn trong việc đi lại. Bởi vì nếu bạn là vị trí purchasing chỉ việc ngồi văn phòng đặt hàng, theo dõi hiệu suất nhà cung cấp về chất lượng và giao hàng...vv thì nghề tìm nguồn hàng (sourcing) phải sục xạo vào từng ngõ ngách của thị trường nguồn cung để tìm nhà cung đáp ứng nhu cầu mua hàng. Họ đôi khi không ngồi ở văn phòng mà phải đi đến tận nhà cung cấp để đánh giá về văn phòng, nhà xưởng, hệ thống quản trị, nhìn tận mắt sản phẩm...vv Họ phải gặp gỡ nhà cung cấp để đàm phán các điều khoản các hợp đồng. Vì vậy nghề tìm nguồn hàng sẽ ra ngoài văn phòng liên tục. Nên yêu cầu nghề này là không say xe bạn nhé. Nếu nhà cung cấp gần thì bạn có thẻ di chuyển bằng xe máy, nhưng nhà cung cấp xa thì bạn phải đi ô tô, đi máy bay. Thế nên say xe thì rất hạn chế bạn tiếp cận và gắn bó lâu dài với nghề tìm nguồn hàng bạn nhé. (còn tiếp)

KHÓA HỌC: CHIẾN LƯỢC NGUỒN HÀNG TOÀN CẦU, LEVEL BASIC, VERSION 1.0, HÀ NỘI, 13 04 2025.... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-chien-luoc-nguon-hang-13042025

Phong cách dễ tính khi đàm phán với nhà cung cấp

PHÓ PHÒNG MUA HÀNG chia sẻ (29/03/2025): sau khi cô nói rằng em khá dễ tính trong khi đàm phán với nhà cung cấp, em đã di chuyển phong cách đàm phán của mình, em đã không còn dễ tính nữa, em check list một loạt những điều khoản em cần đàm phán với nhà cung cấp, em check list những điều công ty em muốn nhà cung cấp đáp ứng, càng check list càng nhiều thì nhà cung cấp đáp ứng cho em nhiều hơn thay vì trước đó em thụ động ký trên điều khoản nhà cung cấp đưa ra. Mình có nói rằng nếu bạn dễ tính nhân nhượng các điều khoản trên bàn đàm phán với nhà cung cấp thì lợi ích công ty bạn sẽ bị nhà cung cấp lấy đi mất, và nó có thể làm tổn thương uy tín cũng như lợi nhuận công ty bạn. Chúc mừng bạn đã di chuyển phong cách đàm phán về Hợp tác.

Làm quản lý xuất nhập khẩu mà sếp yêu cầu làm thêm RD không lương

QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHẨU chia sẻ (29/03/2025): ngoài làm công việc xuất nhập khẩu, em còn phải làm thêm công việc RD sản phẩm mới, tuy nhiên công ty không trả lương cho em ở vị trí này. Sau khi cô tư vấn thì em đã gặp phòng nhân sự và ban giám đốc để trao đổi về lộ trình công danh của em trong tương lai 1 năm và 3 năm tới xem công ty có cơ hội thăng tiến cho em và tăng lương cho em hay không? Và em được bàn tán toàn công ty vì là người đầu tiên đề xuất như vậy, dám nói lên mong muốn thăng tiến của mình về lộ trình phát triển sự nghiệp trong tương lai. Và sau đó em được công ty phản hồi là được thăng thức trưởng phòng RD trong năm nay. Thay vì các bạn chờ đợi cấp trên, chờ đợi phòng nhân sự, chờ đợi công ty đề bạt tăng lương, thăng chức thì hãy chủ động găp họ để nói lên mục tiêu thăng tiến của bạn. Đó là lời khuyên của mình từ vai trò tư vấn quản trị kinh doanh. Nếu bạn có vướng mắc gì về việc tăng lương, thăng chức, hãy liên hệ với mình để được hỗ trợ.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Web: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

Nhân viên không chịu nhập liệu nên khó báo cáo KPI, OKR

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi (25/03/2025): bên mình nhân viên không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI, OKR đang trong gia đoạn truyền thông nhưng team không có ý định đóng góp đề xuất mà đợi công ty sắp xếp. Nên tính gắn bó không cao, động lực làm việc nhân sự chưa tối ưu. Bên mình làm báo cáo VBA trên nền excel, phải ghép tay hàng về vào các PO để báo cáo. Có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi. Giải pháp nào cho bên mình?

TRẢ LỜI: Theo kinh nghiệm trong quá trình tư vấn về áp dụng OKR trong mua hàng thì không nhiều các công ty áp dụng cho phòng mua hàng. Chỉ có những công ty lớn doanh thu vài ngàn tỷ 1 năm hoặc vài tỷ đô la 1 năm mới áp dụng. Nếu công ty chưa phải lớn thì áp dụng là một áp lực với nhân viên bên chị. Vì OKR là các chỉ số đo lường rất chi tiết, đòi hỏi dữ liệu trong mua hàng theo dõi trên phần mềm, nếu chỉ dùng excel thì khó theo dõi. Cũng có thể đứng trước áp lực thay đổi, áp dụng công cụ quản lý mới là OKR nên team chị chưa có động lực và chưa có tinh thần gắn bó. Bên chị áp dụng 5 năm cũng là một thời gian dài rồi mà tiến độ vẫn chưa như chị mong muốn, có thể kỳ vọng của chị cao đối với nhân viên, còn tốc độ thay đổi bên chị như thế nào bình thường. Thường áp dụng công cụ quản lý mới thì nhanh là 6 tháng – 2 năm, còn bình thường 3-5năm, dài là 10 năm. Như vậy trong trường hợp của chị tốc độ áp dụng của bên chị là bình thường mà. Cũng có thể chị là người quản lý với tham vọng thay đổi tổ chức cao hơn mọi người trong công ty. Để dung hoà tham vọng giữa bản thân mình và những người còn lại trong tổ chức là điều chị cần làm lúc này. Vì vậy việc động viên khuyến khích nhân viên nhập báo cáo để tính OKR thì cần có khen thưởng và chế tài thích hợp. Chị hãy kêu gọi phòng nhân sự và phòng kiểm soát nội bộ hỗ trợ chị việc này, chứ một mình chị đơn thương độc mã thúc đẩy mọi người thì hơi khó, nếu chỉ chờ đợi tinh thần tự giác từ mọi người thì khó thực hiện. Chị có nói rằng sếp cao nhất cũng du di cho mọi người, vậy chị nên thuyết sếp cho chị thêm quyển lực thì thực hiện sẽ dễ dàng hơn. Còn vấn đề có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi, thật ra chị nên tìm nguyên nhân tại sao họ lại lười không nhập liệu vào phần mềm? Hãy hỏi họ nguyên nhân tại sao họ không muốn làm việc đó, chứ mình phỏng đoán nguyên nhân thì có thể là ý kiến chủ quan của chị mà chưa chắc đã đúng. Có thể rằng họ quá nhiều việc không có thời gian, có thể họ quên, có thể họ lười biếng, có thể là họ gian lận…Có rất nhiều nguyên nhân. Phải rõ những nguyên nhân ẩn sau thì chúng ta mới có giải pháp cho vấn đề của chị. Cũng như vấn đề ở trên chị nên kêu gọi phòng nhân sự chấp thuận đưa ra biên pháp khen thưởng và chế tài thích hợp với trường hợp không nhập liệu phần mềm. Phải dùng cây gậy và củ cà rốt thôi chứ không thể dùng miệng hoặc email hối thúc kêu gọi tự giác của mọi người được đâu. Cũng xin chia sẻ với chị, ngày trước khi mình còn làm thư ký mua hàng, nhân viên mua hàng cũng không nhập liệu trên phần mềm hay excel, họ cứ đi mua hàng về nhập kho rồi sau đó họ mới làm phiếu nhập kho giấy để hợp thức hoá giấy tờ, kiểu như chém trước tấu xong, họ cứ qua phòng kế toán lấy tiền đi mua hàng mà đôi khi mình cũng không biết. Về sau mình bắt các nhân viên mua hàng làm đúng quy trình mua hàng, phê duyệt yêu cầu mua hàng, nhập liệu trên phần mềm rồi mới duyệt chi tiền. Thế mà sau vài tháng mọi việc đi vào quỹ đạo, đơn nào cũng làm đúng quy trình, cũng nhập liệu trên phần mềm đầy đủ. Để làm được điều này mình đã kêu gọi sự hỗ trợ của ban giám đốc cho mình quyền lực nhiều hơn thì mới nói họ được vì hầu hết họ đều là họ hàng thân quen của sếp tổng, rất khó nói. Họ cứ cậy con ông cháu cha nên ỉ ôi làm theo ý họ mà không theo quy trình. Vậy mà cuối cùng mình cũng xử lý được bằng sự quyết tâm và kiên nhẫn. Trên đây mình chia sẻ mội vài ý kiến của mình, anh chị có cao kiến gì thì chia sẻ cho mình nhé. Còn vấn đề nhân viên mua hàng không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI thì không chỉ một mình công ty chị mà rất nhiều công ty cũng trong tình trạng như vậy. Khi tính các chỉ số KPI thì lại không có số liệu để tính. Và mình cũng cho biết thêm là các công ty áp dụng KPI trong mua hàng cũng không phải là nhiều, thậm chí các công ty nước ngoài họ cũng chưa áp dụng KPI. Vậy nên trong quá trình áp dụng KPI cho phòng mua hàng gặp khó khăn là đúng rồi. Cần ít nhất 6 tháng – 2 năm để tiến hành áp KPI và chấp nhận thời gian đầu có thể một số chỉ tiêu KPI không tính được. Thời gian dài khi mọi người đã quen nhập dữ liệu rồi thì việc tính toán trở nên dễ hơn. Cộng với việc nếu chị đưa ra quá nhiều chỉ tiêu KPI thì có thể không có nguồn lực để tính, vì vậy lời khuyên của mình là đưa ra số lượng KPI phù hợp với nguồn lực công ty chị. Theo kinh nghiệm của mình thì một số công ty Châu Á chỉ áp dụng 3-5 chỉ tiêu KPI, các công ty Phương Tây thì áp dụng trên dưới 10 KPI.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Website: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA --- KHÓA 27 KPI MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG.... http://rdoca.edu.vn/27-kpi-mua-hang-va-chuoi-cung-ung-20012024