TÌNH HUỐNG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Thứ Bảy, 31 tháng 5, 2025

Tăng giá nguyên vật liệu toàn thị trường hay tăng giá cục bộ

MUA HÀNG hỏi (28/05/2025): nhà cung cấp báo tăng giá do khan hiếm nguyên vật liệu. Đặt hàng số lượng lớn thì nhà cung cấp bảo sao đặt nhiều thế. Thời buổi cọc đi tìm trâu

TRẢ LỜI: sau khi nhận được tin của chị mình đã kiểm tra giá của mặt hàng chị trên toàn cầu giá vẫn ổn định, thậm chí một số nguyên liệu trong ngành của chị còn tồn hàng rất nhiều. Mình có kiểm tra thông tin trên trang hiệp hội ngành hàng chị đang kinh doanh không có tin gì nói đến tăng giá. Giá thị trường nguyên liệu này bên Trung Quốc vẫn đi ngang, ổn định. Nếu chị cho mã hs cụ thể, mình sẽ kiểm tra cho chị các quốc gia khác mà Việt Nam hay nhập hàng mặt hàng này như: Ngày 27/05/2025 theo một nguồn tin dự báo toàn cảnh thị trường này thì khó có thể tăng giá vì sức tiêu thụ yếu. Ngày 28/05/2025 lại có tin nguồn cung mặt hàng chị mua khan hiếm. Ngày 29/05/2025 có tin các nhà cung cấp nhập khẩu mặt hàng của bên chị không thể nâng giá. Như vậy việc nâng giá là cục bộ từ nhà cung cấp của chị hoặc khu vực địa lý chị mua hàng. Giá toàn quốc vẫn ổn định chị nha. Chị cẩn thận không bị nhà cung cấp bóp méo thông tin hoặc là bơm tin để trục lợi nâng giá. Chị phải cân nhắc thật kỹ trước khi cho phép nhà cung cấp tăng giá. Chị nên nhớ nhiệm vụ của mua hàng là kìm chế nhà cung cấp, không phải nhà cung cấp báo tăng giá là cho tăng giá. Chị cần phải có kỹ năng thẩm định (root check) thông tin từ nhà cung cấp. Nếu cứ nghe nhà cung cấp tung hoả mù rồi mình dễ tính ậm ừ cho tăng giá thì sẽ gây tổn thương cho doanh thu công ty chị và đồng thời cũng gia tăng chi phí. Nếu một số khách hàng của công ty chị họ nhạy cảm về giá, tăng giá họ lại giảm số lượng đặt hàng hoặc tìm nhà cung cấp khác thì ảnh hưởng đến công ty chị. Chị có thể học khoá sau để cập nhật giá trong nước và trên toàn cầu.

KỸ NĂNG TÌM KIẾM GIÁ HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ TRÊN TOÀN CẦU, HỌC ONLINE http://rdoca.edu.vn/ky-nang-tim-kiem-gia-toan-cau-big-data-13062024

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

Thứ Hai, 26 tháng 5, 2025

Nhân viên chống đối không nhập báo cáo mua hàng

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi (25/03/2025): bên mình nhân viên không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI, OKR đang trong gia đoạn truyền thông nhưng team không có ý định đóng góp đề xuất mà đợi công ty sắp xếp. Nên tính gắn bó không cao, động lực làm việc nhân sự chưa tối ưu. Bên mình làm báo cáo VBA trên nền excel, phải ghép tay hàng về vào các PO để báo cáo. Có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi. Giải pháp nào cho bên mình?

TRẢ LỜI: Theo kinh nghiệm trong quá trình tư vấn về áp dụng OKR trong mua hàng thì không nhiều các công ty áp dụng cho phòng mua hàng. Chỉ có những công ty lớn doanh thu vài ngàn tỷ 1 năm hoặc vài tỷ đô la 1 năm mới áp dụng. Nếu công ty chưa phải lớn thì áp dụng là một áp lực với nhân viên bên chị. Vì OKR là các chỉ số đo lường rất chi tiết, đòi hỏi dữ liệu trong mua hàng theo dõi trên phần mềm, nếu chỉ dùng excel thì khó theo dõi. Cũng có thể đứng trước áp lực thay đổi, áp dụng công cụ quản lý mới là OKR nên team chị chưa có động lực và chưa có tinh thần gắn bó. Bên chị áp dụng 5 năm cũng là một thời gian dài rồi mà tiến độ vẫn chưa như chị mong muốn, có thể kỳ vọng của chị cao đối với nhân viên, còn tốc độ thay đổi bên chị như thế nào bình thường. Thường áp dụng công cụ quản lý mới thì nhanh là 6 tháng – 2 năm, còn bình thường 3-5năm, dài là 10 năm. Như vậy trong trường hợp của chị tốc độ áp dụng của bên chị là bình thường mà. Cũng có thể chị là người quản lý với tham vọng thay đổi tổ chức cao hơn mọi người trong công ty. Để dung hoà tham vọng giữa bản thân mình và những người còn lại trong tổ chức là điều chị cần làm lúc này. Vì vậy việc động viên khuyến khích nhân viên nhập báo cáo để tính OKR thì cần có khen thưởng và chế tài thích hợp. Chị hãy kêu gọi phòng nhân sự và phòng kiểm soát nội bộ hỗ trợ chị việc này, chứ một mình chị đơn thương độc mã thúc đẩy mọi người thì hơi khó, nếu chỉ chờ đợi tinh thần tự giác từ mọi người thì khó thực hiện. Chị có nói rằng sếp cao nhất cũng du di cho mọi người, vậy chị nên thuyết sếp cho chị thêm quyển lực thì thực hiện sẽ dễ dàng hơn. Còn vấn đề có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi, thật ra chị nên tìm nguyên nhân tại sao họ lại lười không nhập liệu vào phần mềm? Hãy hỏi họ nguyên nhân tại sao họ không muốn làm việc đó, chứ mình phỏng đoán nguyên nhân thì có thể là ý kiến chủ quan của chị mà chưa chắc đã đúng. Có thể rằng họ quá nhiều việc không có thời gian, có thể họ quên, có thể họ lười biếng, có thể là họ gian lận…Có rất nhiều nguyên nhân. Phải rõ những nguyên nhân ẩn sau thì chúng ta mới có giải pháp cho vấn đề của chị. Cũng như vấn đề ở trên chị nên kêu gọi phòng nhân sự chấp thuận đưa ra biên pháp khen thưởng và chế tài thích hợp với trường hợp không nhập liệu phần mềm. Phải dùng cây gậy và củ cà rốt thôi chứ không thể dùng miệng hoặc email hối thúc kêu gọi tự giác của mọi người được đâu. Cũng xin chia sẻ với chị, ngày trước khi mình còn làm thư ký mua hàng, nhân viên mua hàng cũng không nhập liệu trên phần mềm hay excel, họ cứ đi mua hàng về nhập kho rồi sau đó họ mới làm phiếu nhập kho giấy để hợp thức hoá giấy tờ, kiểu như chém trước tấu xong, họ cứ qua phòng kế toán lấy tiền đi mua hàng mà đôi khi mình cũng không biết. Về sau mình bắt các nhân viên mua hàng làm đúng quy trình mua hàng, phê duyệt yêu cầu mua hàng, nhập liệu trên phần mềm rồi mới duyệt chi tiền. Thế mà sau vài tháng mọi việc đi vào quỹ đạo, đơn nào cũng làm đúng quy trình, cũng nhập liệu trên phần mềm đầy đủ. Để làm được điều này mình đã kêu gọi sự hỗ trợ của ban giám đốc cho mình quyền lực nhiều hơn thì mới nói họ được vì hầu hết họ đều là họ hàng thân quen của sếp tổng, rất khó nói. Họ cứ cậy con ông cháu cha nên ỉ ôi làm theo ý họ mà không theo quy trình. Vậy mà cuối cùng mình cũng xử lý được bằng sự quyết tâm và kiên nhẫn. Trên đây mình chia sẻ mội vài ý kiến của mình, anh chị có cao kiến gì thì chia sẻ cho mình nhé. Còn vấn đề nhân viên mua hàng không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI thì không chỉ một mình công ty chị mà rất nhiều công ty cũng trong tình trạng như vậy. Khi tính các chỉ số KPI thì lại không có số liệu để tính. Và mình cũng cho biết thêm là các công ty áp dụng KPI trong mua hàng cũng không phải là nhiều, thậm chí các công ty nước ngoài họ cũng chưa áp dụng KPI. Vậy nên trong quá trình áp dụng KPI cho phòng mua hàng gặp khó khăn là đúng rồi. Cần ít nhất 6 tháng – 2 năm để tiến hành áp KPI và chấp nhận thời gian đầu có thể một số chỉ tiêu KPI không tính được. Thời gian dài khi mọi người đã quen nhập dữ liệu rồi thì việc tính toán trở nên dễ hơn. Cộng với việc nếu chị đưa ra quá nhiều chỉ tiêu KPI thì có thể không có nguồn lực để tính, vì vậy lời khuyên của mình là đưa ra số lượng KPI phù hợp với nguồn lực công ty chị. Theo kinh nghiệm của mình thì một số công ty Châu Á chỉ áp dụng 3-5 chỉ tiêu KPI, các công ty Phương Tây thì áp dụng trên dưới 10 KPI.

KHÓA HỌC: BÁO CÁO MUA HÀNG, LEVEL BASIC, VERSION 1.0, ONLINE, 2025... http://rdoca.edu.vn/bao-cao-mua-hang-2025

Nhà cung cấp giao hàng thiếu 5% đòi thanh toán 100%

QUẢN LÝ MUA HÀNG (03/2025) hỏi: nhà cung cấp bên Trung Quốc giao hàng thiếu 5% mà nhà cung cấp cứ yêu cầu bên em thanh toán 100%, em phải làm sao?

TRẢ LỜI: trong kế toán có tài khoản hàng thiếu thừa chờ xử lý, với số lượng hàng thiếu 5% đó bạn liên hệ với phòng kế toán để họ treo trên tài khoản 1381. Bạn liên hệ với nhà cung cấp về nguyên nhận giao hàng thiếu thì họ đổ cho bên giao hàng. Việc hàng thiếu này bạn không cần phải giải quyết với bên giao nhận mà trách nhiệm này thuộc về nhà cung cấp. Trách nhiệm của bạn là thanh toán đúng số hàng hoá thực nhận, còn hàng hoá thiếu thì không được thanh toán. Bên bạn khá là dễ tính trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp Trung Quốc, bạn cần phải di chuyển phong cách đàm phán nếu không nhà cung cấp sẽ lấy mất lợi nhuận từ công ty bạn. Cả phòng kế toán của bên bạn trong trường hợp này cũng dễ tính khi duyệt chi 100% cho nhà cung cấp và bản thân phòng kế toán bên bạn đã hạch toán thiếu tài khoản 1381 cho trường hợp này về hàng thiếu chờ xử lý. Bạn liên hệ với phòng kế toán bên bạn để yêu cầu hạch toán đúng và không được thanh toán với hàng thiếu, chỉ thanh toán số hàng thực nhận. Bởi vì người mua hàng không đơn thương độc mã đàm phán với nhà cung cấp mà cần có sự hỗ trợ và đồng hành của các phòng ban chức năng liên quan. Phòng pháp chế của bạn phải liên hệ với trọng tài thương mại để họ can thiệp vì trên hợp đồng bên bạn có đưa ra trọng tài Singapore tham gia hợp đồng này. Với số lượng giao hàng thiếu 5% là khá lớn, bạn cần phải yêu cầu nhà cung cải tiến cho những lần sau để giao đúng số lượng. Có những công ty khó khăn người ta còn không chấp nhận việc giao hàng thiếu số lượng ấy.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Website: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

KHÓA ĐÀM PHÁN MUA HÀNG TOÀN CẦU, LEVEL BASIC, VERSION: 3.0, HÀ NỘI, 08 06 2025... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dam-phan-mua-hang-toan-cau-level-basic-version3-08062025

Có nên ký vào PO khi người mua hàng không tham gia đàm phán

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (11/04/2025): Sếp giao cho em chỉ làm chứng từ trong đơn đặt hàng PO đó, sau đó sếp đàm phán xong xuôi với nhà cung cấp thì lại ép em ký vào PO. Theo cô em có nên ký vào PO không?

TRẢ LỜI: Nếu bạn ký thì bạn phải chịu trách nhiệm về đơn hàng này. Vấn đề ở chỗ bạn không tham gia quá trình đàm phán hợp đồng mà ký vào PO như thế là vô lý vì đây không phải là phạm vi công việc của bạn. Còn việc sếp bạn dùng quyền lực là cấp trên buộc bạn ký vào thì bạn cũng nên dũng cảm “say no” nghĩa là cần can đảm nói lới từ chối ngay cả khi rủi ro nhất là sếp có thể ép bạn nghỉ việc. Bạn nên chuẩn bị giải pháp phòng ngừa rằng bạn có thể bị sa thải và bạn sẵn sàng có việc thay thế nếu bị ép nghỉ việc. Còn nếu bạn say yes tức là bạn đồng ý ký vào PO thì có thể bạn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu hợp đồng có vấn đề và kiểm toán công ty bạn vào cuộc. Nhớ rằng công ty bạn làm là công ty nhà nước, nếu làm thất thoát vốn nhà nước thì có thể bị đi tù đấy. Còn về việc bạn e rằng sếp bạn có bắt tay với nhà cung cấp, cố tình kéo bạn ký vào PO để chia sẻ rủi ro hoặc là vận động hành lang mọi người trong công ty thì đó chỉ là phán đoán của bạn. Còn thực tế như nào thì chưa rõ. Bạn chỉ cần suy nghĩ đơn giản mà đừng quan tâm đến động cơ của sếp là gì. Chỉ cần quan tâm vấn đề mấu chốt là tôi không tham gia đàm phán thương vụ này thì tôi không ký vào PO.

Làm gì khi sếp chê mình trước mặt nhà cung cấp?

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (11/04/2025): sếp đi gặp nhà cung cấp mà cứ chê bai em trước mặt nhà cung cấp. Em phải làm sao?

TRẢ LỜI: về chuyên môn mua hàng bạn giỏi chiến lược hơn sếp của bạn, trong tâm lý của sếp bạn có phần lo sợ và không an toàn, nên sếp bạn mới chê bạn trước mặt nhà cung cấp để thể hiện cái tôi của ông ấy. Như là dìm hàng người khác để nâng mình lên. Mặt khác, xét khía cạnh giới tính, bạn là phụ nữ mà giỏi hơn đàn ông thì cái tôi của đàn ông bị đe doạ, nên ông ấy tìm cách dìm hàng bạn ấy mà. Thường thì trước mặt đối tác cần khen nhân viên của mình để xây dựng hình ảnh của tổ chức vững mạnh, đoàn kết. Nếu sếp bạn chê bạn trước mặt nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ đánh giá nội bộ bên bạn lủng củng, và họ cũng e dè hợp tác với bên bạn. Đồng thời thì uy tín của tổ chức của bạn cũng không có vị thế cao trong lòng nhà cung cấp. Còn một điểm nữa là có thể trong gia đình hoặc bạn bè hoặc người thân quen của ông sếp hay chê ông ấy, ông ấy không được khen ngợi và công nhận trong các mối quan hệ xung quanh nên ông ấy sao chép hành vi đó sang chê bạn. Vậy trong tình huống này bạn cần làm gì? Bạn cần khen sếp của bạn một số điểm mà bạn ấn tượng hoặc đó là điểm mạnh của ông ấy để vỗ về cái tôi của ông ấy. Khi được khen thì ông ấy sẽ giảm chê bạn. Và khi nào ông ấy chê bạn trước mặt nhà cung cấp thì bạn hãy nhấn mạnh về những điểm mạnh của bản thân bạn. Bạn hãy tự check list ra những điểm mạnh và thành tựu trong công việc của bản thân để khi cần thì phô (show) ra hoặc để mình tự hào về bản thân mình mà khi người khác tấn công vào yếu điểm của mình thì mình sẽ không bị tụt cảm xúc.

Có nên lựa chọn trọng tài ở Singapore? (phần 1)

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (03/2025): em đàm phán mua hàng với nhà cung cấp ở Trung Quốc, em lựa chọn trọng tài ở Singapore có đươc không chị?

TRẢ LỜI: Mối quan hệ giữa Singapore thì gần với Trung Quốc hơn chúng ta. Liệu rằng trọng tài Singapore họ có đảm bảo là công bằng không hay nghiêng về phía Trung Quốc? Bằng chứng là trên bàn đàm phán với nhà cung cấp, bên bạn bị thua thiệt, nhà cung cấp giao hàng thiếu mà bên bạn vẫn phải thanh toán 100%. Vậy mình đặt câu hỏi là trọng tài ở đây có ích gì? Bạn cho điều khoản trọng tài vào gọi là có về mặt hình thức trên hợp đồng chứ thật sự trọng tài ở đây chưa phát huy tác dụng. Bạn lựa chọn trọng tài là dựa trên quen biết trước đó, thói quen trước đó chứ chưa cân nhắc thật kỹ trọng tài đến từ quốc gia nào thì sẽ phát huy hiệu quả để bảo vệ lợi ích của công ty bạn. Hãy cân nhắc lại lựa chọn trọng tài ở Quốc Gia nào? Bạn thử lựa chọn trọng tài ở Việt Nam xem sao. Người quen của mình có gọi ý bạn lựa chọn trọng tài. TRUNG TÂM TRỌNG TÀI THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VIỆT – TRUNG. (Link: https://vcitac.org)

Có nên ký vào PO khi nhà cung cấp nợ nần chồng chất

QUẢN LÝ MUA HÀNG hỏi (11/04/2025): sếp em có ký hợp đồng với một nhà cung cấp mặc dù nhà cung cấp đó nợ vài ngàn tỷ, nợ thuế rất nhiều, đó là công ty liên doanh, công ty chuẩn bị đóng băng, công nhân chạy hết rồi. Đơn hàng cũng gần 100 tỷ, đã cọc 50% tương đương mấy chục tỷ rồi, sau 60 ngày giao hàng. Sếp yêu cầu em ký vào PO. Trong hợp đồng này em chỉ tham gia tìm kiếm thông tin thị trường nguồn cung về sản phẩm sếp mua và em phải làm chứng từ thôi, giám đốc và phó tổng đàm phán với nhà cung cấp. Em có nên ký vào PO này không ạ?

TRẢ LỜI: Xét về mặt chiến lược cấp công ty thì bên công ty bạn có hướng đầu tư theo kiểu lướt sóng, thấy mặt hàng nào có lợi nhuận nhiều thì bỏ vốn vào đầu tư, gọi là đầu tư mạo hiểm, trong tiếng anh có cụm từ chỉ chiến lược này là “high risk high return”, tạm dịch là lợi nhuận cao thì rủi ro cao. Việc công ty bạn ôm hàng giảm giá sâu và chấp nhận rủi ro mặc dù biết công ty đó trên bờ vực phá sản là một quyết định liều lĩnh. Đây là chiến lược cấp công ty, bạn chỉ là quản lý cấp trung không được tham gia bàn chiến lược cấp công ty vì bạn không được tham gia đàm phán thì bạn không nên ký vào PO. Công việc của bạn là làm chứng từ thì bạn cứ làm chứng từ thôi. Ai làm thì người đó chịu trách nhiệm, bạn không làm thì bạn không chịu trách nhiệm ở thương vụ này. Việc lựa chọn một nhà cung cấp có sức khoẻ quá yếu như vậy, nợ nần chồng chất thì rủi ro về mặt tài chính như thế thì phòng tài chính kế toán của bạn phải thẩm định, phòng kiểm soát nội bộ phải thẩm định về mức độ rủi ro, cho dù ban giám đốc có quyết định đầu tư cho thương vụ này thì nhiệm vụ của họ vẫn phải cảnh báo và chuẩn bị kế hoạch kịch bản (kế hoạch back up) phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra. Giả sử rằng chúng ta chuyển tiền cho nhà cung cấp mà nhà cung cấp không giao hàng thì sao? Lúc đó bên bạn cũng không giao được hàng cho khách hàng của bên bạn, vậy thì doanh thu không về, doanh thu không về thì lấy dòng tiền đâu mà duy trì hoạt động công ty? Phòng tài chính kế toán phải lo vay hoặc kêu gọi vốn cổ đông hay dùng nguồn vốn lấy ở đâu là phải có kế hoạch chuẩn bị trước bởi vì rủi ro này quá lớn. Việc công nhân của nhà cung cấp tháo chạy thì liệu rằng lịch trình sản xuất có đảm bảo hay không? Nếu họ đủ lượng tồn kho bán cho mình thì không sao, nếu họ không đủ lượng tồn kho bán cho mình mà công nhân nghỉ thì sao mà đảm bảo đủ hàng để giao cho mình? Trên báo cáo tài chính có tài khoản hàng tồn kho, bạn hãy yêu cầu phòng tài chính kế toán phân tích tài khoản hàng tồn kho này. Bạn yêu cầu nhà cung cấp giải trình cho bạn giải pháp để đảm bảo khả năng giao hàng đúng số lượng, đồng thời bạn yêu cầu nhà cung cấp ký thêm điều khoản phụ lục hợp đồng về bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Mình thấy bên bạn quá dễ tính, quá tin nhà cung cấp khi cho rằng nhà cung cấp sẽ thực hiện đúng cam kết giao hàng. Kinh doanh mà chỉ dựa vào niềm tin thôi thì chưa đủ. Cần có biện pháp phòng ngừa rủi ro chứ không được chủ quan ung dung tin vào những lời hứa suông. Về điều khoản thanh toán bạn nên siết chặt hơn, bên bạn đã ứng trước 50% rồi, còn 50% thay vì giao hàng mới thanh toán thì thanh toán 30-60 ngày sau khi giao hàng. Nên nhớ hàng có thể lỗi, hư hỏng không đúng theo tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết. Vấn đề ở chỗ là bên bạn lần đầu tiên làm ăn với nhà cung cấp, bạn chưa biết về hiệu suất của họ trong quá khứ có đạt hay không. Không thể tin tưởng nhà cung cấp trên trao đổi miệng mà cần nhìn vào thực tế chất lượng khi giao hàng. Nhớ rằng hàng giảm giá thì có đi kèm với chất lượng kém hay là công ty họ khó khăn nên cần bán gấp với giá thấp. Câu hỏi này chưa biết được nên bên bạn cần có giải pháp phòng ngừa. Nói chung phòng tài chính kế toán bên bạn khá dễ dàng để tiền đi vào túi nhà cung cấp, chứ gặp mình là mình giam tiền không được chuyển ngay cho nhà cung cấp. Tỷ lệ chuyển trước cho nhà cung cấp 50% cũng là quá cao, nếu là mình thì mình chỉ duyệt chi 5-20% thôi vì thương vụ này rủi ro cao quá.

KHÓA ĐÀM PHÁN MUA HÀNG TOÀN CẦU, LEVEL BASIC, VERSION: 3.0, HÀ NỘI, 08 06 2025.... http://rdoca.edu.vn/khoa-hoc-dam-phan-mua-hang-toan-cau-level-basic-version3-08062025