Nhân viên cứ ì ra, cãi lại khi tái cấu trúc phòng mua hàng và kho hàng

QUẢN LÝ MUA HÀNG chia sẻ (05/2025): Em mới vào công ty, nhân viên họ cứ ì ra, hay cãi, họ làm lâu nên cứng đầu, thế là em thanh lọc phòng em hết, sếp đồng ý. Họ cứ ì ì sao đó, họ cứ bệ rạc, chứ nếu họ ngon lành thì em không đụng ai làm gì. Đưa phần mềm nhập nó lại chê ỏng chê eo. Bé trưởng bộ phận kho cứ cãi, số liệu sai tùm lum, hỏi gì cũng không biết do không theo dõi. Nhân viên thì không biết gì về kho, hệ thống thì không có, dữ liệu chắp vá đi hỏi tùm lum. Còn mua hàng thì theo dõi tiến độ cấp hàng sai tè le hột me, kế hoạch vật tư khi nào hết không có, dự kiến đơn đặt hàng lủng tùm lum. Nhiều khi làm ở công ty về xong em mệt quá. Em cho nghỉ 1 bạn mua hàng, 1 bạn kho rồi.

TRẢ LỜI: Xét về phương pháp quản trị: Việc bạn thanh lọc hết cả phòng mua hàng gọi là phương pháp top – down, phương pháp này là phương pháp có đặc điểm tái cấu trúc mạnh mẽ, diễn ra rất nhanh, chỉ đạo từ trên xuống dưới. Họ cãi bạn, họ kháng cự bạn là đúng rồi vì đặc tính của phương pháp top – down là nhanh và mạnh nên cấp dưới bạn họ sẽ bị sốc văn hoá làm việc, họ chưa thể thích ứng với nhịp công việc nhanh của bạn được. Vì vậy phản ứng họ cãi lại bạn là phản ứng hết sức bình thường. Đó là tâm lý của họ kháng cự lại với thay đổi. Cần ít nhất 6 tháng họ mới di chuyển ấy. Còn nếu bạn muốn di chuyển phòng mua hàng của bạn, bạn cần thay đổi nhanh thì cần chấp nhận nhân viên kháng cự. Nhu cầu tái cấu trúc này xuất phát từ phía bạn chứ không phải là từ phía Ban giám đốc, may mắn cho bạn là được cấp trên ủng hộ. Phản ứng của họ là hay cãi dẫn đến bạn phải thay máu phòng mua hàng như mình đã nói rằng có thể do phương pháp quản trị của bạn, còn nếu bạn chỉ đổ cho tính cách của nhân viên cứng đầu hay cãi thì nó cũng chưa khách quan lắm. Có những nhân viên họ hay cãi, nhưng đôi khi cũng có thể do cách chúng ta vận hành phòng hàng. Thực ra trong tình huống của bạn cũng không cần thiết phải thay máu vì nhu cầu thay máu là từ phía bạn chứ không phải từ Ban giám đốc. Nếu như yêu cầu của Ban giám đốc đưa ra chưa đạt được mục tiêu, nó ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh thì mới cần thay máu. Nhưng vì mình thấy bạn là người thích phong cách top down, đi công ty nào bạn vẫn giữ phong cách top down, bạn thích thay máu phòng mua hàng thôi. Bạn vẫn có thể uốn nắn từ từ để nhân viên vào nếp và đi theo định hướng của bạn.

Xét về phong cách quản trị: Có những quản lý thì họ làm việc với bất kỳ nhân viên nào cũng được vì họ theo đuổi “phong cách quản trị định hướng theo công việc”, nghĩa là họ nhìn vào công việc chứ không nhìn vào mối quan hệ con người. Còn những nhà quản lý thích làm việc với những người hợp gu của mình, nghĩa là nhìn theo mối quan hệ với con người, đó là những nhà quản trị theo đuổi “phong cách định hướng theo mối quan hệ”. Dấu hiệu chị sa thải hết nhân viên, đó là dấu hiệu chứng tỏ chị theo đuổi phong cách quản trị định hướng theo mối quan hệ. Nghĩa là trong khi làm việc, chị rất trú trọng vào mối quan hệ con người với con người để thực hiện công việc đó. Nhớ rằng chị đổ cho nhân viên kháng cự là do tính cách của họ, còn đứng ở góc độ khác, mình cho rằng chị bị ảnh hưởng bởi phong cách quản trị mà chị đang theo đuổi. Ở đây việc chị sa thải cùng lúc thay máu toàn nhân viên nó không có đúng và sai, chỉ là mỗi người quản trị có màu sắc quản trị riêng, có phong cách riêng. Chị kể như là mình bị buộc phải sa thải, vì họ chị phải sa thải chứ chị chưa khách quan nhìn nhận phong cách quản trị của mình.

Việc chị đưa phần mềm vào họ chê ỏng chê eo, số liệu sai tùm lum, hỏi gì cũng không biết do không theo dõi. Thật ra thì không phải ở công ty chị mà ở hầu hết các công ty vừa và nhỏ hiện tại ở Việt Nam việc quản lý kho chưa chuyên nghiệp. Thậm chí mình cũng đã từng làm cho công ty lớn rồi, có khi doanh thu cả ngàn tỷ nhưng mà quản lý kho vẫn tồn tại nhiều vấn đề. Đó là tình hình chung, không phải riêng gì công ty chị. Nguyên nhân là do chính những người quản lý kho không được đào tạo bài bản về chuyên ngành kho bãi, đến cả trường đại học cũng chưa dạy bộ môn này. Thậm chí những lớp ngắn hạn về kho cũng ít người đi học. Họ chỉ làm việc theo thói quen và kinh nghiệm thì làm sao họ có chuyên môn quản lý kho. Thời điểm mình làm kiểm soát chuỗi cung ứng, kho bên mình họ làm mã hàng vô tội vạ, số liệu giữa sổ sách và thực tế tồn hàng chênh lệch nhau khá lớn, hàng còn trong kho mà kho cũng không biết, dẫn đến mua hàng cứ mua hàng về chất đầy kho. Mình đưa ra ví dụ mình đã từng có kinh nghiệm kiểm soát kho để cho chị thấy rằng không chỉ mình công ty của chị gặp phải. Và mình cũng bị kho kháng cự, họ cãi lấy cãi để khi mình triển khai phần mềm mới. Việc họ cãi là do họ kháng cự với điều mới là bình thường vì yếu tố tâm lý như mình nói ở trên. Và cũng vì có thể đôi khi họ gian lận, khi mình triển khai phần mềm, mọi thứ minh bạch, họ bị lòi ra gian lận, họ có thể lo sợ mà dẫn đến chống đối. Mình cũng đã từng phát hiện ra nhiều vụ gian lận kho hàng rồi. Nguyên nhân thứ 2 cũng có thể là do ban giám đốc công ty chị chưa nhận thấy tầm quan trọng trong việc quản lý kho hàng, hầu hết các công ty cứ tập trung vào sales nhiều hơn là quản lý mua hàng và kho hàng. Dẫn đến là họ chưa đầu tư nguồn lực về thời gian, công sức, tiền bạc cho quản lý kho hàng. Tái cấu trúc là một công việc phức tạp, nó ngốn nhiều năng lượng. Chị làm nhanh như vậy áp lực là đúng rồi. Chị là người rất nhiệt tình trong công việc. Chúc chị phát triển tốt chuỗi cung ứng công ty chị.

Về việc mua hàng theo dõi tiến độ cấp hàng sai tè le hột me, kế hoạch vật tư khi nào hết không có, dự kiến đơn đặt hàng lủng tùm lum. Tiến độ đặt hàng sai, không biết khi nào vật tư hết, dự kiến đơn hàng sai. Nguyên nhân thứ 1 là có thể là kho sai dữ liệu nên dẫn đến mua hàng theo dõi đặt hàng sai. Nguyên nhân thứ 2 có thể là họ chưa có file theo dõi tiến độ cấp hàng, tồn hàng. Chị kiểm tra các file excel để điều chỉnh các biểu mẫu này để mua hàng làm lại cho đúng. Còn về việc mua hàng dự kiến đơn đặt hàng sai, thật ra trong các công ty việc dự báo đặt hàng hay bị sai lắm. Do có thể là yếu excel, cũng có thể họ không biết các mô hình, thuật toán về dự báo mua hàng. Bên mình có đào tạo khoá này, chị cho nhân viên chị đi học xem sao. Thật ra thì mua hàng cũng như kho hàng không được đào tạo trong trường đại học, làm việc toàn tay ngang, nên việc quản lý mua hàng và kho hàng chưa chuyên nghiệp cũng là điều dễ hiểu. Tự nhân viên họ mà có thể phát triển được thì khó, cần học hỏi qua công việc, cần học hỏi qua người khác. Chị tiếp quản chuỗi cung ứng trong tình trạng cái nền nó yếu vậy, mọi việc ngổn ngang, chị mệt là đúng rồi. Việc mình có thể hỗ trợ chị là gửi nhân viên bên chị qua bên mình đào tạo để họ cứng chuyên môn mua hàng, như vậy chị cũng đỡ mệt hơn. Chúc chị tái cấu trúc thành công

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Website: http://rdoca.edu.vn - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

KHÓA DỰ ĐOÁN TRONG MUA HÀNG VÀ CHUỖI CUNG ỨNG 14 01 2024 HCM.... http://rdoca.edu.vn/du-doan-xu-huong-thu-mua-hcm-14012024