Nhân viên chống đối không nhập báo cáo mua hàng

TRƯỞNG PHÒNG MUA HÀNG hỏi (25/03/2025): bên mình nhân viên không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI, OKR đang trong gia đoạn truyền thông nhưng team không có ý định đóng góp đề xuất mà đợi công ty sắp xếp. Nên tính gắn bó không cao, động lực làm việc nhân sự chưa tối ưu. Bên mình làm báo cáo VBA trên nền excel, phải ghép tay hàng về vào các PO để báo cáo. Có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi. Giải pháp nào cho bên mình?

TRẢ LỜI: Theo kinh nghiệm trong quá trình tư vấn về áp dụng OKR trong mua hàng thì không nhiều các công ty áp dụng cho phòng mua hàng. Chỉ có những công ty lớn doanh thu vài ngàn tỷ 1 năm hoặc vài tỷ đô la 1 năm mới áp dụng. Nếu công ty chưa phải lớn thì áp dụng là một áp lực với nhân viên bên chị. Vì OKR là các chỉ số đo lường rất chi tiết, đòi hỏi dữ liệu trong mua hàng theo dõi trên phần mềm, nếu chỉ dùng excel thì khó theo dõi. Cũng có thể đứng trước áp lực thay đổi, áp dụng công cụ quản lý mới là OKR nên team chị chưa có động lực và chưa có tinh thần gắn bó. Bên chị áp dụng 5 năm cũng là một thời gian dài rồi mà tiến độ vẫn chưa như chị mong muốn, có thể kỳ vọng của chị cao đối với nhân viên, còn tốc độ thay đổi bên chị như thế nào bình thường. Thường áp dụng công cụ quản lý mới thì nhanh là 6 tháng – 2 năm, còn bình thường 3-5năm, dài là 10 năm. Như vậy trong trường hợp của chị tốc độ áp dụng của bên chị là bình thường mà. Cũng có thể chị là người quản lý với tham vọng thay đổi tổ chức cao hơn mọi người trong công ty. Để dung hoà tham vọng giữa bản thân mình và những người còn lại trong tổ chức là điều chị cần làm lúc này. Vì vậy việc động viên khuyến khích nhân viên nhập báo cáo để tính OKR thì cần có khen thưởng và chế tài thích hợp. Chị hãy kêu gọi phòng nhân sự và phòng kiểm soát nội bộ hỗ trợ chị việc này, chứ một mình chị đơn thương độc mã thúc đẩy mọi người thì hơi khó, nếu chỉ chờ đợi tinh thần tự giác từ mọi người thì khó thực hiện. Chị có nói rằng sếp cao nhất cũng du di cho mọi người, vậy chị nên thuyết sếp cho chị thêm quyển lực thì thực hiện sẽ dễ dàng hơn. Còn vấn đề có một số hạng mục như dự án xây dựng, dự án cải tiến máy móc, hạng mục mua lẻ, mua gấp là không vào phần mềm. Phòng mua hàng báo nhập bổ sung thì end user họ lờ đi, thật ra chị nên tìm nguyên nhân tại sao họ lại lười không nhập liệu vào phần mềm? Hãy hỏi họ nguyên nhân tại sao họ không muốn làm việc đó, chứ mình phỏng đoán nguyên nhân thì có thể là ý kiến chủ quan của chị mà chưa chắc đã đúng. Có thể rằng họ quá nhiều việc không có thời gian, có thể họ quên, có thể họ lười biếng, có thể là họ gian lận…Có rất nhiều nguyên nhân. Phải rõ những nguyên nhân ẩn sau thì chúng ta mới có giải pháp cho vấn đề của chị. Cũng như vấn đề ở trên chị nên kêu gọi phòng nhân sự chấp thuận đưa ra biên pháp khen thưởng và chế tài thích hợp với trường hợp không nhập liệu phần mềm. Phải dùng cây gậy và củ cà rốt thôi chứ không thể dùng miệng hoặc email hối thúc kêu gọi tự giác của mọi người được đâu. Cũng xin chia sẻ với chị, ngày trước khi mình còn làm thư ký mua hàng, nhân viên mua hàng cũng không nhập liệu trên phần mềm hay excel, họ cứ đi mua hàng về nhập kho rồi sau đó họ mới làm phiếu nhập kho giấy để hợp thức hoá giấy tờ, kiểu như chém trước tấu xong, họ cứ qua phòng kế toán lấy tiền đi mua hàng mà đôi khi mình cũng không biết. Về sau mình bắt các nhân viên mua hàng làm đúng quy trình mua hàng, phê duyệt yêu cầu mua hàng, nhập liệu trên phần mềm rồi mới duyệt chi tiền. Thế mà sau vài tháng mọi việc đi vào quỹ đạo, đơn nào cũng làm đúng quy trình, cũng nhập liệu trên phần mềm đầy đủ. Để làm được điều này mình đã kêu gọi sự hỗ trợ của ban giám đốc cho mình quyền lực nhiều hơn thì mới nói họ được vì hầu hết họ đều là họ hàng thân quen của sếp tổng, rất khó nói. Họ cứ cậy con ông cháu cha nên ỉ ôi làm theo ý họ mà không theo quy trình. Vậy mà cuối cùng mình cũng xử lý được bằng sự quyết tâm và kiên nhẫn. Trên đây mình chia sẻ mội vài ý kiến của mình, anh chị có cao kiến gì thì chia sẻ cho mình nhé. Còn vấn đề nhân viên mua hàng không nhập báo cáo mua hàng nên không tính được KPI thì không chỉ một mình công ty chị mà rất nhiều công ty cũng trong tình trạng như vậy. Khi tính các chỉ số KPI thì lại không có số liệu để tính. Và mình cũng cho biết thêm là các công ty áp dụng KPI trong mua hàng cũng không phải là nhiều, thậm chí các công ty nước ngoài họ cũng chưa áp dụng KPI. Vậy nên trong quá trình áp dụng KPI cho phòng mua hàng gặp khó khăn là đúng rồi. Cần ít nhất 6 tháng – 2 năm để tiến hành áp KPI và chấp nhận thời gian đầu có thể một số chỉ tiêu KPI không tính được. Thời gian dài khi mọi người đã quen nhập dữ liệu rồi thì việc tính toán trở nên dễ hơn. Cộng với việc nếu chị đưa ra quá nhiều chỉ tiêu KPI thì có thể không có nguồn lực để tính, vì vậy lời khuyên của mình là đưa ra số lượng KPI phù hợp với nguồn lực công ty chị. Theo kinh nghiệm của mình thì một số công ty Châu Á chỉ áp dụng 3-5 chỉ tiêu KPI, các công ty Phương Tây thì áp dụng trên dưới 10 KPI.

Liên hệ: - Điện thoại, Zalo: +84 393 238 969, - Email: supplychaincontrolclub@gmail.com - Ms Trần Thị Hạnh Mai, - Chuyên gia tư vấn mua hàng và chuỗi cung ứng, - Công ty đào tạo RDOCA

KHÓA HỌC: BÁO CÁO MUA HÀNG, LEVEL BASIC, VERSION 1.0, ONLINE, 2025... http://rdoca.edu.vn/bao-cao-mua-hang-2025